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【只能是大學生...嗎?】#6 公關長:如何成為時間管理大師?在外務與學業中取得平衡


      每週超過 20 學分的學業,還有 20 小時以上的打工排班,再加上創聯會的待辦事項,著實的填滿了我的大學生活。

      有些人會覺得,為什麼要參加社團活動?好好讀書、拿到好成績,有機會出國交換,再去打個商業競賽不就好了嗎?或是有人會說,打工很浪費時間,也學不到什麼東西,但事實真的是這樣嗎?

 

除了錢,為什麼要打工?

 

      大學時期,我在藥妝店工讀了將近兩年,除了每天要面對形形色色的客人,同時還要了解店內所有商品的位置與功能,並且在客人提出疑問時,立刻給出專業的建議與回應。對我來說,每個月至少也要服務將近五百個客人,因此不知不覺培養了我與陌生人應對進退的軟實力。然而,有時也會遇到不講理的客人,所以如何聆聽對方的意見,並且隨之給予良好的服務態度以及回饋,適時減少他們的不滿,就顯得非常重要。這也是公關必備的「隨機應變能力」:如何快速的在危機發生時,了解事件的內容,並且表現積極的態度,在當下實行最好的處理方式,達到雙方滿意的結果。

  當然,我也並不是沒有遇到挫折過,好幾次都因為失敗的危機處理接到客人不滿的意見,甚至還被客人的態度氣哭。記得印象最深刻的一次,是一位推著嬰兒車的媽媽,在結帳完後跑回收銀台尋找她所購買的商品,並且堅持我們沒有拿給他。由於當天是假日晚上,店內人潮眾多,隊伍更大排長龍,幫他結帳的我也不確定商品是否真的被歸位。

  因此,當下我就決定立刻離開收銀台,幫他到賣場拿缺少的商品。同時,那位媽媽不停的以犀利的言語責怪我們,然我們卻只能面面相覷,後面的客人也只能等待事情處理完畢,才能繼續結帳。過了一陣子,他的老公才默默走過來說:「東西在我的包包裡,快走吧!」,而那位媽媽也完全沒有表示歉意,轉頭就走。

  後來我問自己:我能怎麼處理呢?若當下我立刻以友善的態度,先詢問對方商品可能的位置,或是趕緊請其他夥伴來幫忙處理,避免僵持在收銀台前的窘境,會不會是更好的解決方式呢?在錯誤之中的成長,可以說是印象最深刻的經驗。下一次若再遇到同樣的情況,我也已經了解正確的處理方式,並知道怎麼樣可以有效的避免衝突,順利的將事件圓滿落幕。

 

換個角度思考:我在利用時間,而不是浪費時間

 

  有時一天連上了 9 學分的課,下課還要趕著去打工,下班之後又要處理社團事務,說不累是騙人的。但對我來說,這些都是我自己的決定,也是我「利用時間」的方法。

      換個角度來看,如果本來這段時間並沒有任何規劃(可能是躺在家裡耍廢?),那我把原本剩餘的這些時間,拿去打工,或是參加社團活動,不正是在妥善的利用時間嗎?

      此外,我認為有時人們會習慣性為自己找理由逃避,甚至把事情累積到一發不可收拾的局面。仔細想想,若能在大學期間把「拖延病」所浪費的那些時間拿去嘗試去不同的事情,不也很好嗎?(我自己習慣使用Google日曆紀錄,也有很多人推薦TimeTree,都可以試試看!)

 

「防禦性悲觀」與「策略性樂觀」:如何評估自身能力所及?

 

      為了達到良好的時間利用,必須先做好時間規劃,並且仔細評估自身目前有沒有能力去達成。評估自身能力是時間管理的第一步:不是所有事情都如想像中這麼簡單,就算有滿滿的精力,也沒有人可以一次勝任這麼多任務。

      我曾經看到一篇女人迷的文章,裡面提到了「防禦性悲觀」與「策略性樂觀」的評估策略。

      防禦性悲觀指的是先預想事情的最糟情況,而策略性樂觀則是對於前述所設想的情形,以積極樂觀的態度面對,不用過度擔心這些不一定會發生的事情。在文章中提到,如果我們可以將這兩者結合使用,以提升自我評估的能力,做出較為正確的判斷,並且減少焦慮,了解自身真正能力所及的範圍。

      舉例來說,在我決定參加創聯會之前就已經知道會內活動十分豐富,也必須投入一定的時間與精力,因此我是否有能力可以在課業與工作之餘負擔,並且互不衝突,就是我考慮的主要因素。我試想最糟的情況可能是:學業、打工、社團互相影響,導致沒辦法有效處理三者的事物;然而,或許我可以在有效的的時間規劃以及自我監督下,妥善運用時間將三者取得平衡。

     因此,根據策略性樂觀的結論,我將一週學業所需的課後時間、打工排班的總時數、自我休息的時間、更重要的預留一些「備用的時間」,全部都排進行事曆。最後再推估我一週可以在社團所花費的時間,以及這些時間是否可以完成社團的工作內容,最後決定:加入創聯會!

 

實踐創業家精神!在可行的情況下,做任何你想做的事

 

      大學時期所經歷的點點滴滴,都著實成為了我成長的養分。前幾天有幸聽到新芽網路 CEO 劉邦彥先生的演講,而他分享了一段賈伯斯曾說過的話:「你無法預先把點點滴滴串連起來,只有在未來回顧時,你才會明白那些點點滴滴是如何串在一起的。」

      對我來說,如果沒有在服務業打工的經驗,我也很難有機會和各式的人們相處,更不用說這些經驗帶來的成長,作為我在擔任公關時,與合作單位與夥伴們溝通的軟實力。我想,創業家精神不只是在創新的環境中實踐理念,更重要的是在評估之後認為可行的情況下,願意身體力行做出改變。

 

政大創聯會 7.0 公關長 -  彭匯文

 

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