MSBA 美國碩士申請全紀錄_5  文件撰寫



MSBA 美國碩士申請全紀錄_5 — 文件撰寫

如果你從先前的系列文一路讀到這邊,那恭喜你正邁向留學申請的最後一段旅程。本文將對書審文件中之 SOP/PS/Essay 撰寫做詳盡的分享,如果你對申請所需文件不是很熟悉,SOP/PS/Essay 概述可參考【所需文件下篇】,其他申請文件可參考【所需文件上篇】。

如果有任何想進一步詢問的問題,歡迎留言或 
mail: linweihsiang0629@gmail.com如果對申請其他部分感興趣,可以直接點選對應文章:

前言

本文分成兩大段,首段為撰寫通則,接著分享 SOP / PS / Essay 撰寫要訣。文件撰寫可大可小,不同領域對申請文件的要求也不盡相同,近年商業分析競爭激烈,在大家三圍都差不多的情況下,文件若能突出將會是一大優勢。尤其美國格外重視多樣性(Diversity),學校希望從文件中看到個人特質,如何包裝個人特色、獨特的經歷、和學程間的連結,絕對有助於在眾多申請者中脫癮而出。個人認為抓到通則,要寫出好的文件就不難,因此本文八成比重會放在通則部分。


通則

SOP / PS / Essay 間的差異日漸模糊,又或者說,各校通常三種文件都會要求,內容相互補足校方想知道的訊息,共同描繪出你的個人故事和特質。也因此,掌握撰寫通則,要寫出好的文件就八九不離十。成功的申請文件撰寫大致上有幾點:(1) 目的:扣緊問題 (2) 連結:過去到未來/為什麼要選你? (3) 篇章架構:邏輯和說故事 (4) 客製化:你有多了解學校/產業 (5) 具體:說故事同時不淪為空泛 (6) 其他:注意格式相關要求。

目的

撰寫的首要任務是釐清文件要達到的目的,跟寫作文一樣,如果文不對題,寫得再精彩也枉然。SOP / PS / Essay 的目的都不太一樣,後續會有介紹,要注意的是,各校 99% 會很具體的列出問題,避免在審查時大家寫的東西過於發散。有時候雖然學校名義上是 PS,但可能內容有點像 SOP,反之也有可能,因此重點是抓到校方想從問題裡得到什麼訊息。

UMN MSBA SOP, 750 words limit

上圖是 UMN 的 文件要求,明確列出

  • Career Goal
  • Why MSBA and Why Now
  • Expectation after graduation
  • Why “US
  • Why “YOU

在看學校的文件要求時,要有能力精簡出問題核心。再者就是問題的小細節不要搞混,且留意有沒有回答到位,比方 Career Goals 就明確指出 Short-Term & Long-Term Career Goals,如果只說了短期規劃,那就只答了一半;另一個從這邊可以提出的例子是:“Why are you interested in pursuing an MS at the Carlson School of Management”,注意,校方不是問 Why “University of Minnesota”,而是問為何是該院所。這些小細節乍看還好,但有篇幅限制時,勢必要先回答核心,還有空間再填補其他資訊。

連結

申請文件的最終目的在於讓學校了解為何「非你不可」,三圍審只是基本,代表申請人的學習能力有達到門檻,重點會是如何加強你跟學程間的連結,包含校方、學程、未來職涯。換句話說,會想繼續深造,無非因為有想達到的目標,然現有的能力尚待加強,從現在到未來,需要學程和學校的幫助,若過去跟未來較接近,比方有相關工作經驗勢必有加分,但就算沒有,還是可以從過去的各種經驗找到和未來連結的線索,畢竟也有不少人是剛畢業、轉換跑道,因此連結也可以是任何當初刺激你想繼續深造的原因。

接續上述 UMN 的問題,花個三十秒思考一下,這些問題你要怎麼回答?或許你閃過很多內容,給兩個回答 Career Goal 的小短文參考一下:

  • As an inquisitive person enthusiastic about getting insights from customer behaviors, I started my journey as a customer analyst after graduation. With my eagerness for applying analytics skills to uncover those unmet needs and provide better solutions for the customers, especially through online platforms. I would love to pursue a career as a proactive and self-motivated customer analyst in the internet industry.
  • I have long been interested in analyzing online customer’s behavior to detect people’s needs. To become a proactive and self-motivated analyst, especially in the internet industry, I started my journey as a customer analyst after college. I always feel thrilled while trying to uncover those unmet needs and provide better solutions through getting insights from the customer behavior data.

上述兩者是不同的敘述方式,但核心都是要鋪陳自己和 Customer Analyst 的關聯,回答 Career Goal。除了用形容詞去渲染,重點是怎麼把每件事情連到答案,可以由時間序,因為「喜歡」分析,再來到畢業後的「相關工作」,乃至於未來想繼續往 Customer Analyst 這塊發展;也可以從結論,想成為 Customer Analyst,是因為過去的經驗和興趣來陳述。

連結最難的在於把每個字詞都發會到最大化、讓邏輯通順、加強每個資訊和該段主題的關聯。上面兩個例子都是我隨便亂掰的,但細節都和 Customer Analyst 相關,以第二個例子來說, “long been interested in analyzing” 這邊其實是很虛的東西,申請商業分析的人當然都會說對分析有興趣,重點在於提出 “online customer behavior”,這點是有特定方向的,而目的是想 “detect people’s need”,這邊就鋪出了後面為何選擇「網路業」,至於最後一句比較像補述,也可以說回過頭講根本,為何想從消費者行為中找到洞見,因為想發覺尚未被滿足的需求並提出解決方案。

篇章架構

篇章架構的核心在於段落跟段落之間的連結、邏輯,如果剛剛針對一個問題回答的字句是將每個點跟點連結在一起,那篇章架構形同把段落跟段落之間通順的串連,如同面和面的連結。剛開始寫文件的時候總覺得 Essay 最難,因為字數很少,短短 200 字左右就要回答完,後來發現短篇回答比較聚焦,反倒是 500,甚至 750 字的 SOP / PS 問了一堆問題,拿捏段落字數分配就成了大學問。

文章的段落分配會在後面介紹,這邊先提建構篇章架構需要的前置作業。

  • 濃縮問題

UMN 的例子還不是問題最多的,讓我們看看 UCLA 的文件

UCLA MSBA SOP, 500 words limit

UCLA 500 字 SOP 問了一堆問題,上圖三段是我自己劃分的,當字數有限而問題又不少的時候,不可能每個問題都回答到很細節,把概念類似的濃縮在一起是做段落劃分的第一步,比方 purpose in applying, interest 兩者有相似性,而 experience 和 skill 明顯是過去和這個領域的連結度,再者是 why UCLA,但要小心,濃縮的意思是透過講述一個問題的同時回答到另一個,不代表直接去除某個問題不答(除非學校提了好幾個問題但有說可以只針對其中選幾個回答)。

題外話,可能有人會問,最後那個問題 Career plan 跟 purpose in applying 不是有點像嗎?寫多了就會發現差異,Purpose 是你想達到最「底層」的目標,以前面 Customer Analyst 例子來說,Purpose 是要 uncover those unmet needs and provide better solutions. 而 Customer Analyst 是實踐這個理想的「職涯」規劃。

  • 段落劃分

延續上面 UCLA SOP 的例子,我分成三大段,評估哪個區塊是我的優勢可以多講,段落劃分還有一個秘訣,就是看過該校的其他所需文件,比方 UCLA 有其他 Essay 詢問「之前運用數據或分析能力幫助解決問題的實例分享」,但沒有其他文件提到 Why UCLA,因此 SOP 就可以著重在 Career、Why UCLA 這段。

  • 常見架構

我在動筆寫申請文件前,開了一個 excel 紀錄各校所需文件、問題、字數,並加以分類,我做了兩版,一個以學校為 row index,另一個以問題為主。前者的好處是可以追蹤該申請校各文件的撰寫進度,後者的好處是可以看出同類型問題出現的頻率,有相同的問題可以相互套用,有時候 SOP/ PS 每個學校看似差異很大,細看每個問題其實重複性也不低;或者,某校 SOP 裡的一個問題剛好可以拉出來用到另一校的某篇 Essay。

請自動忽略底色、公版什麼的,因為當時有潤稿所以有其他加註

統計過問題後,不難發現 SOP / PS 這些文件都會問到 (1) Motivation (2) Experience (3) Career Goal (4) Why You (5) Why Us

因此,有所謂的「公版」,先建立一個涵蓋大部分問題、脈絡通順的版本,再依照各校問題做些微調整,公版的篇章架構讓大家參考一下,但不代表只能用這樣的順序架構你的文章。兩個我覺得比較通順的公版:

(1)動機 → 經驗 → 學校 → 職涯 → 為何選你

(2)動機 → 職涯 → 經驗 → 學校 → 為何選你

「為何選你」留在最後是最可以確定的部分,在整篇文章結束後,不忘推銷自己、讓審委留下印象,而從動機開始是我覺得比較好開頭,動機是最底層的那個部分,比方 The desire of finding patterns from patients’ medical records to better improve diagnosis. 因為這個動機,你過去採取過哪些行為(經驗),而從經驗發現不足,是學校可以 bridge the gap 的部分,再提到職涯;另一個就是講完 motivation 直接切入職涯規劃,回過頭講為了達成這樣的終極目標,曾經做出哪些努力,但還有不足,所以希望透過學校 sharpen your skills.

客製化

魔鬼藏在細節裡,別小看一點用心可能帶來的效益。客製化文件可以從幾點下手: (1) 瞭解學校資源 (2) 畢業生出路 (3) 學校定位和相關產業。這些也可以說是「必須客製化的部分」,在【如何選校】文中提到,不僅學生在乎就業率,校方亦然,因此學生是否了解校友出路、就業趨勢,不僅是反映你用不用心,也呼應你的目標是否和學校定位相符,如果在客製化這些段落的時候發現校友職涯發展和自己的興趣對不上,或許也要重新審視是否該申請該校。這邊舉的例子是我當時採取的客製化方式,對時間有限的人可能有點太過細節,可以斟酌。

  • 了解學校資源

學校教授、Capstone Project 的合作企業都是可以發揮的部分,像 Emory 就跟 FedEx 有密切合作關係,而雅特蘭大的物流產業發達,如果你對 Logistic-related industry 感興趣,在文章提到這些當然是大加分。此外,我在寫各校文件的時候,會去看 Faculty 的經歷、專長、研究領域等,在寫為何申請該校時,就能列舉幾個專長和自己興趣有關的教授,但這個方式有點風險,另一個方法是列出課程,比方我對 Customer Clustering 或者 Recommendation System 應用感興趣,校方剛好有 Customer Analytics Track 涵蓋相關主題,那我就可以說 “Among the rigorous curriculum, the customer clustering and recommendation system covered in the customer analytics track perfectly fit my interests and career goal.”

  • 畢業生出路

很多學校在問 Career Goal 的時候甚至會問畢業後想進入的產業,能否列舉幾家公司,透過 employment report 或者 Linkedin 了解畢業生出路,並巧妙寫入文件是個很棒的方式,尤其 Linkedin。在雇主列表中,校方有時僅列出大公司,但因為 capstone project 的合作關係或其他因素,不少畢業生去了某家公司,這不一定在 employment report 上看得到,如果資蒐過 Linkedin 就能一虧究竟,如果該企業所在的產業也跟你職涯相符,那列進去會讓審委驚艷,覺得你對學校也有一定的了解。

  • 學校定位和相關產業

這點和畢業生出路有點類似,畢業生出路是更直接的方法,然有時候畢業生的出路可能比較廣泛,這個情況下,就可以側重學校的「定位」。比方 UC 校系,因地緣關係,課程和網路業或科技業的應用較相關,有的學校甚至在官網上還有 Entrepreneurship/innovation center 之類,那說未來對於網路業或科技業有興趣、喜歡快速變動有創新可能性的工作環境,就相對合理。

我這邊綜上給出幾個例子:

我在寫 UCLA SOP 的時候,在提到 Career Goal 時,開頭用了某年度 Anderson School of Management 院長的畢業致詞 “At the age of disruption”,而 Why UCLA 的結尾則以 “The one-on-one career coaching and job-related resources plus the strong alumni network will position me well in the job market with opportunities to be exposed to many innovative businesses, including Poshmark, Factual, and Tealium, in the greater Los Angeles area, one of the most creative capitals in the world.” 這邊有很多細節都是出自校方在官網中的論述,比方 one of the most creative capitals in the world 是 UCLA 自己這樣敘述 LA,而 one-on-one career coaching 還有許多教授有產業背景都是在 career service 還有 faculty 資訊中可以發掘的。當然這些有點文字遊戲的部分,是最後一步,等內容都完善後可以小修的地方。

  • 終極的客製化

最終極的客製化是依照學校提出的所有文件、問題,去做分配。比方 UMN 因為沒有 Essay,所以我對於實務經驗那塊在 SOP 中就有更深的描述,因為我知道 UMN 也算是相對重視相關經驗的學校,大抵上就以公版去深化。但其他學校有的有很多 Essay,可能專問相關經驗、職涯規劃,那相對在該校的 SOP 中,職涯和過去經驗的部分我就會減少,著重動機、理想、學校資源等。簡言之,讓該校的所有文件成為一個相互補足的完整 personal profile。

具體

這點在撰寫 CV / Resume 也非常重要,有人為了包裝或者衝字數,喜歡加入過多的形容詞,結果整段變得很空泛,所謂的具體可以從幾點呈現:

  • 提供數字(量化)
  • 提供實質改變(指標)
  • STAR 陳述方式

所謂的 STAR 陳述也常用在面試,意為 Situation, Task, Action, Result. 從事情發生的緣由、你需要負責的任務,到你採取的行動,最後導致什麼成果。配合前面兩點:

“As we started a series of business development campaigns, I applied my self-enhanced analytics skills to help target potential customers. With the insights through factor analysis conducted by me, we successfully increased the conversion rate by 30%. ”

這段也是隨意列舉,算是非常簡略,各個部分都可以再加強,比方 “started a series of business development campaigns”,鎖定潛在客戶的用意、執行期間遇到什麼困難,insights 能否更具體的講述、哪些因素是判定潛在客戶的依據。在具體的前提下,有些人說故事的能力很強,就變成:

“While our business struggling to target potential customers as we started a series of business development campaigns, I applied my self-enhanced analytics skills to help uncover the insights from customer’s data. I used Python to conduct factor analysis to see if there is any significant factor that will…. Finally, our quarter revenue increased by 15% with an impressive 30% improved conversion rate.”

這個的故事性又更強了一點,但不失具體,感覺就比前面那段好。

其他

注意格式!在問題之外,從字數、行間距、檔案大小,乃至於文件標題都有對應的要求,切勿忽略這些小細節,校方可能會覺得你粗心大意或者不是很有心要申請該校。


再來讓我們很快地看一下 SOP / PS / Essay 稍微不同的地方,如同文章開頭所說,其實大原則可以通用,且校方這幾年各文件間的界線越來越模糊,有時候沒看標題都不知道到底這篇是 SOP 還是 PS 了。不過本質上的差異還是有的。

SOP

目的

SOP 是 Statement of Purpose,換言之,就是為何你要申請這所學校,你的「目的」,因此最核心的通常是「未來」的部分,主軸在 Career Goal 還有 Achievement you want to accomplish.

要訣

SOP 是有點針對性但又需要有點個人特色的文件,前面講的篇章架構公版是相對合適用在 SOP 上,但切記比重,應該以未來的「職涯規劃」,及「學校如何幫助你達成這個職涯規劃」這兩個部分為核心,換言之,對於學校資源的了解(客製化那段)在撰寫 SOP 的時候是很重要的,但也別忘了自已的「初心」,我當時剛開始寫 SOP 時有點本末導致,為了各校的特色想去迎合校方,反而讓前面的動機和後面很難串連在一起。


PS

目的

PS 為 Personal Statement ,即為描述「個人特質」,不一定是過去的經驗,更常見的是想看出你在學業表現外的特殊事蹟,比方 “An experience to overcome challenge”、“Most constructive advice you ever have” 這些都可能是 PS 的問題,Purdue 的 PS 就更妙,問題是 “Integrity”!

要訣

描寫特色、補足細節。相對於 SOP 比較中規中矩,在寫 PS 的時候可以順帶描繪個人特質,比方如果題目問你 “The experience of applying analytics skills to solve a real world problem”,可以在寫的時候加入一些你一開始如何學習 analytics skills,或者遇到問題的時候,以怎樣的態度去面對,是從容地開始分析問題、主動去搜尋、積極去詢問前輩,還是怎樣,這樣不僅是一個回答問題的 PS,還是一個可以看出你人格特質的 PS。


Essay

目的

專業領域、特定問題。Essay 通常是 150~ 250 字,問題不超過兩個,若有也是有關的,比方 “What’s your short-term and long-term career goal? Is there any perference toward industry or comapny?”

要訣

針對問題、言簡意賅。Essay 就是要針對問題盡可能深度回答,相對的潤飾和贅詞盡可能減少,但這不代表撰寫時變成條列式,篇章中各句的因果關係還是要通順。另外,用簡單的主動受詞來撰寫,把多個概念濃縮,比用特殊文法來的直接、易讀。比方 Career Goal 這題如果出現在 SOP,就可以用最上面通則那段的例子,但 Essay 就盡可能地明確。下面的例子中,第一行就直接寫出職能、產業,潤飾和補述盡可能加在完整得句子後。

UCSD Essay 只有 50 字!

潤稿

最後我一定要提潤稿,我非常慶幸遇到很棒的潤稿人(文末附上聯絡方式)。關於是否要找代辦,在【 時間規劃、所需文件及成本_下篇(含代辦問題、時程總結)】中有稍作討論。每個人需求不同,我當時的研究發現,通包的代辦(含潤稿、面試等包得好的代辦)超級貴,且潤稿大半也是丟給外師或外包,品質無法確定、溝通往來多了一層。在確定我想自己處理申請而不想找代辦後,潤稿成了我唯一的需求,此外也有很多朋友不論是否有找代辦,都強力建議要潤稿,畢竟母語人士和長年旅居國外、工作的人,不只是用字遣詞的部分,整個文章的調性、從字裡行間鋪陳出的個人特質,都跟自己寫出來的很不一樣。

市面上的潤稿方式很多種,有的是按字數計價,主要只修正細部、字詞通順和句構微調。而當時的潤搞人會從頭開始去挖掘我的故事,在還沒正式修改前,常常被她質問各種問題,「為什麼要申請?」、「為什麼非 BA?」就連寫文件的時候也常被問「這句話是想表達什麼意思?」,我覺得這才是真的潤稿啊!文件既然是表達「個人特質」的重要媒介,潤稿人真的了解申請人的背景、動機、故事,才能更精準跟申請人討論怎麼陳述自己。與其說是潤稿,比較有種一起去挖掘自己的過去、確定自己未來的感覺。

引用當時潤稿人說的:「申請就是個自我探索,我的工作就是陪你走過這趟旅程」。

潤稿人:

Ting-Yu Wei <itchingjo@gmail.com>


最後,恭喜大家離自己的夢想更近一步,下一篇將會介紹面試,為這系列文做個收尾,如果有什麼還想知道的問題,也很歡迎提供意見!


本文章發表於:海外-留學

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PeterLin

UMN Master in Business Analytics

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1 則回應

匿名

2020-09-24 21:27 #1

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