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推出15個職人或學生都必備的PPT技巧!

15個必備PPT技巧:互聯網人都是這樣做出牛逼簡報!


嗨,我是37天。一份“好”的PPT,或者說具備技巧的PPT,除了製作美觀及基礎排版外,最考驗的就是撰寫者的邏輯和對議題的梳理;而在互聯網工作,PPT的使用場景包含和領導提案申請預算、匯報方案進度、述職會議、對其他部門合作提議等,幾乎每周都要產出兩個以上的PPT,因此對於PPT技巧幾乎是互聯網人必備的知識點,坊間也有很多要價不菲的PPT技巧課程,針對上班族或學生黨進行PPT訓練。

本文整理了我在騰訊學習到的15個超實用PPT技巧,主要分成三個製作過程:撰寫PPT前、生成PPT中、PPT完成後,且針對PPT的實用工具、模型、快捷鍵等進行闡述。若是對互聯網營銷其他工作技能感興趣,也可也猛戳 騰訊教會我的事 ▍part 2. 營銷人必備技能check! 查看我的分享。

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一、撰寫PPT前

▣【技巧1】確認PPT目的:調整PPT呈現方式

在製作PPT之前,最先要確定的就是這份PPT將會以簡報口頭說明還是僅供閲讀,若會以口頭闡述,部分内容以多圖或簡單slogan呈現完全沒問題,但如果這份PPT不會有說明輔助,則需要注意呈現的内容是否足以讓閲讀者瞭解每一頁傳遞的訊息,因為說明型PPT目的會在於吸引聽衆注意力,通常圖片和版面配置會更加注重設計精緻度和閲讀舒適度;閲讀型PPT則是讓閲讀者看著PPT就能掌握你要表達的重點,會以更多的文字及圖表闡述,圖片僅做為視覺輔助。

以下列兩份PPT舉例:

左圖PPT文字多、且内容包含分析等實用性内容,可見左邊這個PPT主要目的用於向領導匯報項目重點,以便快速理解項目基本資訊;右圖PPT圖多、且以形容詞或slogan形式呈現,可見右邊的PPT會是口述講者在介紹或視覺化品牌調性時的輔助示意。

▣【技巧2】心智圖:收斂思維

使用工具:Xmind(基本功能都免費)

常用快捷鍵:Enter-插入母主題 / Tab-插入子主題或補充說明

(圖一、提案簡報思維收斂)

心智圖除了在腦暴會議上使用,還可以在撰寫PPT前用它來收斂自己過於發散的思維或創意,透過心智圖除了可以大概抓出方案脈絡,還可以檢核自己的提案是否具備亮點和可執行性,提前準備領導可能提出的質疑點

▣【技巧3】規格化PPT:下載公司標準字體和顔色

大公司通常會制定自己的規範字體、顔色,通常和LOGO設計相關,以確保對外文件有制式規格和,建議PPT如果要對外或在正式場合公開展示,更應確保符合公司規定。若是公司沒有特別規定,則盡量將PPT整體設計保持和公司調性一致。

 

(圖二、騰訊20周年全新推出的字體及品牌顔色)

▣【技巧4】生成目錄:再次整理架構

常用快捷鍵:先按數字鍵再按Enter鍵,即可跳轉至指定PPT頁面。

用前面已經收斂過的心智圖開始製作PPT的目錄頁,可再次確認自己的匯報邏輯和整體架構。

目錄頁通常會分成大小標,大標用於點明各個報告主題,小標用於備注每個主題可能會有的細項,以下圖述職報告舉例,大標改進措施的小標,就可以簡單列舉出專業能力、自我學習等改進方向;而若整份PPT篇幅較大,建議可以加上頁碼避免查找主題時的混亂,或者使用快捷鍵跳轉至指定頁面。

 

(圖三、述職PPT目錄參考,來源:網絡)

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二、生成PPT中

▣【技巧5】Message House:一頁即提煉方案重點

做品牌或營銷很常PPT的開頭放上一張Message House提煉重點,當需要快速向領導提案或需要概覽整體方案思路時,Message House就顯得非常重要。

下列架構僅供參考。首先屋頂似戰略層的意義,也就是活動或方案的名稱、slogan、品牌定位等,統領整體方案的傳遞key words;接著的兩層類似層板,會以更清晰的目的和策略方向撰寫,銜接底下梁柱及上頭的屋頂;再下方的三根相當於柱子的板塊,是用來整理最主要達成目的的做法及亮點,也可以稱爲内容表達層;最後地基的部分則是渠道版位或配合資源,具體落地執行的方式,也就類同整棟房屋能夠站穩的原因。

(圖四、Message House架構示例)

▣【技巧6】甘特圖/flow chart:項目周期及内外合作流程預估

使用工具1:Bitrix24(免費繪製甘特圖)

使用工具2:Google drawings(有Google都能免費用)

首先聊聊甘特圖。它的用途在於提示項目進度及部門分工完成度,橫軸會以時間維度展示項目周期,縱軸則會區分部門、項目細項或項目角色,再根據預計完成的時間設定節點或期間,如下圖五所示。

(圖五、甘特圖示例,來源:網路)

而flow chart則常用於展示工作/項目流程、產品發想等,常用的形狀有:橢圓形(起/終點)、長方形(過程)、菱形(決策)、平行四邊形(數據)等,如下圖六所示。

(圖六、flow chart示例,來源:網路)

▣【技巧7】加入icon:以小圖標代替文字或增加視覺豐富度

使用工具:free icon(基本圖案都免費,可變色)

放icon的原因在於增加整體簡報的視覺豐富度,比起單調的文字描述,部分的文字以icon代替其實會更增添讀者的理解度。以下面圖為例,男女性反應職場工作壓力的比例以這個方式展現,比起:男性(78%)及女性(46%)文字呈現反而更加具體。

(圖七、資料可視化示例,來源:網路)

▣【技巧8】SmartArt:將文字轉為可視化圖形

 

若原本是文字的格式想要轉換為流程圖、漏斗圖等,可以在PPT内全選要轉換的字,再點擊上方工具列預設的“轉換為SmartArt”鍵,即可一鍵形成可視化圖表,如下圖所示。

(圖八、一鍵轉爲SmartArt示例)

▣【技巧9】組合圖形或文字區塊:便於複製或移動位置

常用快捷鍵:先選擇欲設爲群組的圖形或區塊,接著按下Ctrl+G鍵。

▣【技巧10】垂直/水平平移:便於限制移動位置保持版面配置

常用快捷鍵:按住Shift鍵不放,則只能以原位置水平或垂直移動。

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三、PPT完成後

▣【技巧13】簡報畫重點:游標也可以當作螢光筆/激光筆

常用快捷鍵1:放映時,按住Ctrl鍵不放,再按住滑鼠左鍵,游標就會切換雷射筆模式

常用快捷鍵2:按下滑鼠右鍵後選擇「指標選項」可切換螢光筆,若要清除所有標記痕跡則按一下鍵盤的E鍵即可

(圖九、PPT切換成激光筆示意)

(圖十、PPT切換筆跡示意)

▣【技巧14】簡報黑屏:將注意力放回講者身上

常用快捷鍵:放映時,按一下B鍵可暫時讓簡報黑屏,再按一下即可恢復正常

▣【技巧15】簡報提詞:告別結巴

常用快捷鍵:按下滑鼠右鍵後選擇「指標選項」可顯示演講者視圖,即可看到預先寫好的備注及下一張PPT的内容

(圖十一、PPT切換演講者視圖示意)

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以上15個ppt技巧不知道大家學會了嗎?有PPT製作問題也歡迎在底下留言告知哦!

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5 則回應

歐逆

2020-08-03 11:27 #1

37天的佛系分享❤

3

百香果果

2020-08-03 11:29 #2

小粉絲準時報道!!!!! 超實用啦

3

匿名

2020-08-05 00:58 #3

鼓勵了作者

1

匿名

2020-08-05 08:16 #4

佛!!!!!!

信息屋放到ppt看起來就很厲害xD

1

匿名

2020-08-20 14:23 #5

鼓勵了作者

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