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鄭冠中 Jason Cheng

JP Workshop 講師暨創辦人

【簡報技巧 EP09】如何讓簡報文字變有質感、好閱讀?掌握「調整間距與行距」|30 堂課從 0 開始學好 PowerPoint 簡報


好懂、易學、一步一步為你建立好基礎,升級職場簡報力技術!

本集 Medium 好讀版本請右轉點此

 

在第九集當中,我想跟大家分享的是絕大多數簡報難免會碰上的問題:

「如果文字量多,如何有效地整理?」
PPT 如果文字量多,如何有效地整理?
PPT 如果文字量多,如何有效地整理?

這牽涉到了「資訊層級」、「精簡聚焦」、「視覺觀感」等,前兩項我們後面集數會談到,這回想先來聊聊文字的「視覺觀感」:

也就是一個字都不能刪的前提下,還有本事將其變好閱讀!

一、為什麼要重視簡報間距、行距?

1-1 簡報「視覺觀感」對於聽眾而言相當重要

如果第一眼看到一堆字,自然望之卻步。

因此即使在簡報內文字都不刪、PowerPoint 空間有限的前提下,我們仍可以嘗試讓視覺舒服一點,增加閱讀意願,也就是要「讓文字呼吸」,而「行距」與「間距」便是我們很好著手的地方。

PPT 調整行距,讓視覺舒服一點,增加閱讀意願,也就是要「讓文字呼吸」
PPT 調整行間距,讓視覺上舒服一點,增加閱讀意願

1-2 兩個使用行距、間距時機點

  1. 很多字:已經濃縮很多了但還是很多行時,來舒緩擁擠
  2. 趕時間:沒空去找 ICON、插圖時,需仰賴純文字排版

二、PowerPoint 調整行距作法

2–1 PPT 行距調整步驟

  1. 全選欲更改的文字
  2. [常用]->[行距]選項
  3. [行距]->[多行](很重要!要去選多行喔!)
  4. 輸入 1.2(或 1.25 也可以)
PPT 調整行距:Win & Mac 作法皆相同
PPT 調整行距:Win & Mac 作法皆相同

2–2 常見問題:為什麼不調整成 1.5 倍就好?

不像 Word,在 PowerPoint 中使用 1.5 倍行距經常會佔據太多版面空間,而影響到其它素材(圖片、標題、表格…等)的擺放,「除非整體版面仍有許多空間」可運用時再使用 1.5 即可。

行距太小、太大都會影響視覺聚焦

三、PowerPoint 調整間距兩作法

3–1 字元間距:方便拉開單字與單字之間的緊密度

PPT 字元間距調整效果
PPT 字元間距調整效果

此外,假如你發現一頁投影片的文字量佔整體版面空間不多,但沒有什麼排版的想法時,「字元間距」能協助你:

將既有文字拉開緊密度,能讓整體版面分配更均勻
PPT 字元間距:方便拉開單字與單字之間的緊密度
PPT 字元間距:方便拉開單字與單字之間的緊密度
  1. 全選欲更改的文字
  2. [常用]->[字元間距](* AV )
  3. [寬鬆] or [非常寬鬆]
*滑鼠游標移動到「AV」圖案上等 2 秒,會告訴你這個功能名稱

3–2 分散對齊:方便上下行彼此等距分佈

假如是上下排想要一致切齊,可以使用「分散對齊」,或稱「文字等距分佈」

以下圖這張取自 591 App 裡談到的「社區管委會管很多,組織圖讓你懂」這段標題為例:

「組織圖讓你懂」為想強調的關鍵字,可以讓其斷行+對比加粗,但此時「懂」跟「多」之間有空格!

「第一級標題與第二級標題」沒有整齊有點困擾,該如何處理?
  1. 把「組織圖讓你懂」放大到切齊上行
  2. 直接將兩行文字方塊選起來,點選[常用]->[分散對齊]
分散對齊:方便上下行彼此等距分佈
分散對齊:方便上下行彼此等距分佈

此外,只要透過「滑鼠去拖曳」,即可迅速調整間距的幅度,但請注意也不要拉太寬喔!

滑鼠去拖曳,即可迅速調整間距的幅度

3–3 常見調整 PPT 行距問題:為什麼文字很凌亂?

你有沒有曾經打開別人的 PPT,結果發現它每頁的文字方塊亂七八糟,很難整理呢?

原因除了你的朋友當初沒有好好收看第二集:新增正確版本文字方塊以外,還有一點常見情況:

文字方塊的「前段間距」、「後段間距」數字不一(Mac 版本叫做之前、之後間距)
因前後段間距不一,導致 PPT 文字很凌亂
因前後段間距不一,導致 PPT 文字很凌亂

我會建議一律改成 0 pt!


四、總結來說

本集談到了「調整間距」+「調整行距:字元間距&分散對齊」的方法,為的便是讓文字型 PPT 能讓內文字變有質感、好閱讀,才能讓聽眾願意留意我們辛苦製作的成果!

如何調整 PPT 簡報行距?來舒緩文字行間擁擠程度
調整 PPT 簡報行距,來舒緩文字行間擁擠程度

下集將延續帶來:

必學「清除格式設定+重設圖片與大小」處理好同事組員給你的爛簡報!

敬請期待!

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