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鄭冠中 Jason Cheng

JP Workshop 講師暨創辦人

【簡報技巧EP08】如果你是彙整 PPT 的人,一定要善用 「取代字型+預設母片字型+預設文字方塊 」|30 堂課從 0 開始學好 PowerPoint 簡報


好懂、易學、一步一步為你建立好基礎,升級職場簡報力技術!

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延續上集談到的字型觀念,這集想跟大家分享 3 項 PowerPoint 軟體功能,來協助你「更精準、迅速地」運用選定的字型,而不再浪費時間逐一調整!

一、PowerPoint 如何使用「取代字型」?

想像一下:「在重要報告的前一天晚上,跟你一起執行這份簡報的同事,在晚上 11 點才傳給你它所做的部分」

這時你一開啟檔案,發現每頁的字型都不一樣,但高達 50 頁,逐頁調整根本來不及,怎麼辦?

取代字型,是你的好幫手

1-1 Windows 版本取代字型作法

  1. 先「全選」要換掉的文字
  2. 游標移動到「常用」右側,點選「取代旁邊的下三角形」
  3. 取代字型
  4. 設定欲更換的字型
不要不小心點到「取代」而是旁邊的「下三角形」喔!

1-2 Mac 版本取代字型作法,藏比較裡面

  1. 先「全選」要換掉的文字
  2. 游標移動到上方,點選「格式」
  3. 取代字型
  4. 設定欲更換的字型
Mac 上方的工具列是隱藏式,需游標移動過去才會出現

1-3 使用取代字型的三個提醒

  1. 表格例外,無法更換成功
  2. 中文換中文,英文換英文
  3. 容易當機,建議先存檔再用
這項功能不適用於 PowerPoint 網頁版

二、PowerPoint 如何設定「預設文字方塊」?

2–1 作法

  1. 將想要的「大小」、「顏色」、「字型」設計好
  2. 選擇「文字外框」,請注意:「不是反白選起文字,而是點文字外框」
  3. 按右鍵,點選「設定為預設圖案」

2–2 優點

  1. 如果你很清楚知道「這份簡報都要統一使用某種字型,且都常會用到某種顏色、大小時」特別好用
  2. 讓其他同事在添增內容時,可以直接運用你安排的樣式

三、PowerPoint 如何「預設母片字型」?

俗話說「防患未然、未雨綢繆」,該如何確保簡報製作過程中,能降低:「字型一堆,每次滑找字型超麻煩」這件事?
從根本(也就是母片)來超前部署

3-1. Win Office 2010 後,可用母片自訂預設字型

往後,只要是這份檔案,不僅新增文字時是你設定的字型,連點開字型列時,剛剛設定的中英字型,都直接出現在最上層,方便使用!
  1. [檢視]->[投影片母片]->[字型]
  2. 建立新的佈景主題字型,並決定中文、英文的標題、本文字型
  3. [關閉母片],即可使用

3-2. Win Office 2007 以前+Mac Office,沒母片自訂預設字型

只有預設幾種款式可你挑選

僅有它預設給你的中英款式,可從中挑一個適合你的組合運用。


3–3 注意母片有分媽媽與兒子們

第 5 集時有提到:「母片中有很多張投影片,最上面靠左側的是媽媽母片片,靠右側的是兒子母片。」

如果你「只」選擇一張兒子母片來預設母片字型的話,其他兒子母片仍不會有調整,因此會建議:

請直接選擇媽媽的母片」,再去「設定母片字型」

四、總結來說

  1. 取代字型:多頁投影片快速統一字型
  2. 預設文字方塊:減少重複調整文字格式的時間
  3. 預設母片字型:確保此份檔案新增文字時統一字型

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