這個時候除了擔心，除了煩躁和克服自己耍廢，還可以做些什麼呢？充電，是我不斷灌輸自己的能量，在什麼都不太能做，不能出門不該聚會，多看多聽瞎擔心的時候，把一些留學課堂上累積下來的收穫整理，也發現有些素材應該蠻實用的，分享出來，不保證完全無誤，畢竟加入了一點自己的解讀和慣用寫法，但歡迎作為參考。

其實從大學時期開始就偶爾聽到教授助教抱怨學生來信，讓人看得一頭霧水，沒頭沒腦又不怎麼禮貌，到了研究所，老師們更是直接在第一節課就立下一串「寄信規定」，包括：不是學校信箱寄出的信件不收、標題不明不收、內容不禮貌不予回覆等，因為現在實在有太多人「不會寫信」！電子郵件和傳統信件結構上確實相對簡潔，但跟社群軟體的訊息比較，還是來得比較正式、專業，當然也有一些眉角該注意，特別是下對上或是詢問事項、尋求幫助時。所以好好地練習寫一封合宜、精要的商用書信也是進入大學、職場很重要的技能！

記得，沒有人欠你，要當作沒有人有義務回答，保持感謝、保持禮貌！魔鬼藏在細節裡！

以下分為七個部分（1-6.1 6.2）稍微分享一下普通商用書信的溝通內容

1/ 信件主題

主題就像是一個人的第一印象，必須「簡單明白」，但記得不要只寫一個，"SOS!!!"、"HELP"、"Thanks"、"Hi" 這種讓人看了既無言，又好像不得不點進去的標題（點進去如果又寫的亂七八糟就印象全毀）。＊少用全大寫字母和驚嘆號寫標題，除非真的很很很緊急

這邊分享四種比較常用到的字詞，

• 詢問類 Enquiry about/Inquiry into ... （例如：Enquiry about flight ticket fares 關於機票價格的問題）
• 邀請類 Letter of invitation for ... / Invitation of (activity)
• 問候祝福 Greetings from (Sender)
• 回覆類 Response/Reply + to ... （客服回信、對於詢問類信件的回信）

補充一個也很常用到的 Update on ex: Update on COVID-19 (最近真的一堆這種開頭的信)

2/ 開場問候

email 再怎麼輕鬆便利都不能少了基本的問候！不熟的人可以用 Hello 開頭，比較親近也可以用 Dear。比較有禮貌的話，對於上司、老師，客戶應該使用 Mr/Ms/Dr/Miss + 姓氏，親切一點的寫法則是直接寫 Hello/Dear + 名字。＊First Name 前面就不用加稱謂了。

3/ 信件背景

說明來意，「客套」一下是必要的，可以使用「Appreciate 感謝」、「Pardon 抱歉」、接著「As far as I am concerned 我的想法是 ...」。如果收信人可能不認識你，或是不熟悉，一定要先介紹一下自己，來自某某部門、班級，是什麼原因會寄這封信，希望對方可以解答或幫忙。

詢問類型信件最好提到一下比較精確的「時間」、聯繫管道或人員、誰介紹我寫這封信給您等。

＊正式的電子郵件裡也要避免使用「簡寫」如：n (and), cos (because), btw (by the way)，要寫就寫完整的。寫在 ps（附註） 的話就比較沒關係。

＊多使用 could/would/please be informed 等比較有禮貌的語法

若是回覆型信件可以先說「I am sorry to learn that ... 我很遺憾得知」、「Pleasure/Glad to receive this message from you ... 很榮幸收到你的訊息」等等。問候類型的信件別忘了也問候收件人的家人或親近的友人（如果你也認識或之前有聊到），這樣會顯得用心、溫暖。例如：I hope your family is having some enjoyable time during Christmas holidays ...

4/ 事件細節說明

背景說完了就要開始深入重點！比如得知什麼樣的消息 "As I was informed about ..."、想要獲得什麼樣的建議 "I would like to have your kind advice/suggestion on ..."、希望你早日恢復健康，並請不用客氣找我幫忙 "I truly hope you get well soon, and please let me know if there is anything I could do for you." 等。Administration fees might be applied / Relevant costs may incur if ... 可能產生行政費用、相關成本等注意或提醒事項。

5/ 具體行動 (營造尊榮感、呈現自身努力)

事件內容陳述完畢後就是告知目前的想法、糾結的選項或是直接表明建議方案。I would suggest putting plan B into action/practice ... 我建議可以執行B方案 / What I have in mind is that ... 我目前的想法是 / I am not able to make firm decisions about ... and thus would love to have your opinion. 我還沒辦法有確定的決定所以希望能參考你的意見 / We will be holding the event on (date), at (place), and would be more than happy to have you participate ... 我們會在某天某地舉行，非常期待您的到來 ...

＊本文僅提供一些範例，實際寫作還要按照情境調整。

6/ 結尾問候

該說的都說了，再客套一下，並且再次附上聯繫方式，很期待能收到回音等。

6-2/ 最後的最後

就是「簽名檔」！很重要，寫對沒加分，寫錯就零分。

Best Regards, / Regards, / Sincerely, 都可以 （商用信件盡量不要用 Love, / Yours, 除非很親近的人）

＊空一行＊

署名（盡量寫上全名）＋學生證號碼/員工代碼等

職稱

公司名＋部門名（用於跨公司的信件）

聯繫信箱或分機

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大致分享這樣，真的努力簡潔了，把課程學習到和自己寫信件的經驗濃縮成幾個小步驟，希望能幫助到需要的人，練習把商用信件寫好，不僅為自己的專業形象加分，也有機會讓貴人看見你的努力和謙虛！祝大家好運囉 ❤️

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【英文。商用書信寫作分享】簡單七步驟 有效溝通又不失禮貌

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KYY

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