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魔法屬性+10的專案管理:在新創實習真的能想說就說嗎?


當PM就像有魔法,我要先把老闆變不見

2019的下半年我在新創公司實習!擔任專案實習生的忙碌生活,
這篇文章會分成下面幾個主題去分享,有興趣一定要往下滑哦!

一、分享這篇文章的幾個原因
二、新創公司在找的人是你嗎?
三、遠端工作會是未來趨勢?
四、專案實習生在做些什麼?
五、給準備要實習/想實習的人幾個建議

先來說說為什麼來分享自己在新創實習的原因

第一個原因是自己平常都會在私人Instagram分享實習生活,
除了記錄成長外也是因為每結束一個專案或是問題,都會有一些想法,
第二個原因是也有不少學弟妹開始找實習,
有問過我對於實習、新創的看法還有一些職涯規劃,
當時就有想到雖然自己的經驗很個人,
但也許有些人會剛好遇到我所能解答的問題,
綜合上面兩個原因,所以就決定來分享啦。

不過想先說的是,如果你是非常想實習的人,
但是投了很多履歷都被拒絕,或是因為其他規劃而尚未開始,也請不要擔心,
我覺得實習是加速實務與思考成長很快的方式,
但如果到大學畢業沒有實習,或是比別人晚也沒關係,
重要的是在別人實習的時候你做了什麼,
你也可以選擇參加比賽、培訓計畫、專注學習其他技能,
但不論是實習還是做別的事情,
建議都要記得把負責過的、參與過的專案記錄下來,
如果能運用 STAR 原則整理的話更好!

什麼是 STAR 原則?

STAR 原則是面試中常用採用的提問程序
其中四個字分別代表:
Situation(情景)Task(任務)Action(行動)Result(結果)
看到這四項應該不難理解大致上就是要簡單扼要說明你負責或是參與的專案是什麼?在這之中你做了哪些?最後成果如何?
個人認為在面試中很容易被問到 Action 跟 Result
尤其在 Action 會被連帶問遇到的困難、如何解決,因為可以深入瞭解面試者的思維方向與行為方式
在 Result 則建議盡量以具體成效描述,除了「好/不好」,
可以用數字作為你認為「好/不好」的依據,
讓面試官知道你是誠實面對數據成效,不是透過感覺去判斷。


新創公司在找的人是你嗎?

這裡的主題就會跟標題有強烈關聯,你對於新創公司的印象是什麼呢?
我在進入新創公司前的想像是:

  1. 有風格輕鬆休閒的工作環境
  2. 能夠常常和同事brainstorming完成企劃
  3. 對於任務有想法可以直接和老闆討論

必須說的是,其實進入新創公司後我的想像是確實存在的 XD
頂多是程度上的差異,不過因公司而異!
如果你有下面幾樣特質的話,我會覺得你是適合新創文化的人,但實際還是要自己去體驗唷!

  1. 渴望被重視
    如果你非常強烈希望自己的點子能被實際運用在案子上、不想因為職位差異而無法表達想法、常渴望在討論中獲得主導權,
    那你可以算是符合這項特質。
    進公司後我覺得最好的是「有什麼想法都可以直接反映」,
    比如規劃任務執行的時候,老闆跟我說,要我用A作法去執行,
    但我腦中最開始出現的是B作法,
    這時候很多人即使不理解也會選擇回應「好」接著繼續執行,
    但在新創文化你可以很自然的提問「為什麼會選擇用這個作法?我原本想採用B作法,會有什麼問題嗎?」
    如此一來,
    你可以知道:老闆有/沒有曾經考慮過你想到的作法?如果有,為什麼不用?兩個作法的差異在哪?
    在釐清這些問題的同時也能明確瞭解,哪樣的作法對任務最有效,也會幫助到你記得還是要有禮貌!
  2. 熱愛團隊文化
    這項特質通常可以從招募職缺上面看到,可能用字、整體風格,
    會特別提到有安排放鬆的空間,
    像是 Fourdesire 就有安排一個遊樂區域,或是大家一起玩樂的時光。
    我自己是蠻喜歡的,在工作上有團隊的感覺,
    就像即使自己衝在專案前頭,
    還是會有人給你鼓勵或是說一聲真誠的辛苦妳了XD,
    有團隊文化的公司也比較容易完整認識身旁的戰友們。
  3. 自律能力好
    提到這點的同時必須要提醒大家,新創的工作量通常較大,
    但是有些公司則會額外指派很多工作給你,
    如果你發現職缺的工作內容描述太模糊,像是「富有工作熱忱」,可能就要多留意。
    因為工作量大的關係,很可能結束工作就會想趕快休息,
    即使有規劃要額外進修,比如學習其他技能,就會容易半途而廢,
    這時候可以多給自己一點動力!
    像我自己除了實習、上課還會有社團,在安排學習技能的時候,
    比較會選擇線上課程,因為我學校在嘉義!線上課程就可以利用我很多瑣碎的時間來看,也不會受限於地點,
    不過買線上課程真的是一時消費一時爽,
    因為我買了 PS 後製、Python 視覺化,
    也只有把 Python 課程看完而已哈哈哈,PS 後製課程只看了28%,
    最近又拿紅包募資了專案管理課程......
    簡單分享一下我看完的 Python 課程,是我們公司出的,
    1月底的時候趁有$330的優惠在 Udemy 購買的,
    我覺得概念講解得蠻清楚,讓我從不會打程式到可以做出折線圖,之後也用在會議上回報數字
    https://www.udemy.com/course/visualization-of-python-data-analysis-with-a-holiday/?couponCode=C5A864E8D82F3505E0DB

遠端工作會是未來趨勢?

這次武漢肺炎有不少公司實施遠端工作,我覺得對沒有實施過的公司來說是蠻困難的,
遠端工作很依賴成員的工作效率、信任、負責任的態度,這些在一般工作上已經是重要的,
但對遠端工作來說則是要把這三點極大化。
我自己遠端工作半年的感想是,能夠當面討論真的很棒,
所以必要的時候都會直接跟對方約好時間,然後開個 Google Hangouts 連結口頭討論,
這也是我認為最能彌補遠端工作溝通不良的最好措施,不想用打字溝通、沒辦法用打字完整表達,那就花個10-15分中討論一下吧!
如果是提案,也可以使用 Loom 來幫助自己講解,Loom 可以選擇只錄螢幕畫面、錄螢幕畫面+開啟鏡頭、只開啟鏡頭,超級方便又客製化 🤣

如果你是時間管理能力很強的人,或是像前一部分提到很自律的人,
遠端工作的型態就會很適合你,因為你可以有效地運用工作外的時間,同時又能夠準時完成工作,
我在實習前是屬於時間管理能力差的人,雖然參加了很多活動,但在課業上花費的時間就非常非常少,
很特別的是在我實習過程中反而讓這項能力提升了不少!會逼迫自己在有限的時間內趕快完成。

我要來特別分享一點,我覺得遠端工作對個人最大的缺點
就是容易工作焦慮!這真的是非常多遠端工作者都遇到的困擾,
最常見的就是,當你有工作未完成就會焦慮,就算他只是剛剛才被指派給自己,
像我自己剛開始也會,甚至連跟朋友出去都很頻繁在看 slack 有沒有新訊息。

總體而言,我個人是非常喜歡遠端工作的,因為不用一整天被綁在辦公室裡,
也能好好利用工作外的時間!而且可以和國外的夥伴接力工作,
如果其中一位是 Task Owner,另一位是 Reviewer 就會很方便!就算是協作關係也是唷!


專案實習生在做些什麼?

  1. 專案時程管理與推廣
    接觸過專案的類型以線下活動跟線上課程最多,擔任專案實習生主要就是負責和老闆討論規劃,
    線下活動的流程、場地、人數、回饋單、內部簡報、售票系統、講者/講師邀約、推廣等等,
    線上課程的內容、優惠走期、訂價、宣傳走期。
    要非常清楚每件事的先後順序,比較早的事情在哪個時間點該開始準備都要安排好,
    如果你有跟其他部門的人合作,也要預留時間給他們。
    比較會感到忙碌的是,常在前一個專案的推廣期,就會進入下一個專案的籌備期,
    但我認為這是應該的,畢竟要讓外界看到我們推出的產品是週期性的,
    加上課程與活動都會有不少對外關係要處理及準備,要幫溝通預留時間。
  2. 外部關係合作
    如果你有仔細看上面描述的話,應該會發現我有負責邀約,
    為了活動前置準備較能夠一條龍作業,公司通常會讓負責人進行與講者/講師的接洽,
    不過還是會視負責人對外溝通能力而定!
    當時我自認蠻幸運的,能夠同時自己負責約7個窗口,
    雖然每位講者的要求跟個性都很不同,不過外部關係合作,真的是我負責專案的好心情來源,
    尤其有些講者特別活潑,就會讓我放鬆不少 XD
  3. 跨部門溝通
    承第1點,如果你的專案在上線前需要設計師幫忙,那就要瞭解設計師產出一張圖所需的時間,
    同時這個「圖」不能夠只被當作圖片來看待,活動Banner、粉專貼文、限時動態等等不同管道及用途的貼文,設計方向會有很大的差異,
    安排好時程後,或是安排的當下,也可以問問跟你合作的設計師,製作出符合需求的圖片需要的時長,
    同理,對象是工程師的話也要記得去詢問及溝通,能同時瞭解程式開發的生命週期更好!
    一定要在最開始安排時程的時候確認好每個關係人完成所需的時間,這樣才能確保時程不會因內部溝通而出問題。
  4. 向上管理
    嗯,這真的是一件很有趣的事情🤣
    簡單來說,如果你和老闆/主管的觀點不同,
    你要用讓對方不會感到不舒服的方式,讓他明白你的想法,
    建議也可以描述你認為他的作法為什麼不可行,讓他瞭解你是有考慮到對方立場的,是可以溝通的。
    另一點是,當你的專案因為其他夥伴的關係而耽誤時程,
    我建議回報的同時也提出你準備執行的解決辦法
    因為夥伴不能夠如預期產出而耽誤可能會讓你有不滿,
    但是對老闆/主管來說,專案負責人是你,
    他們在意的是「現在遇到了什麼困難?」、「現在成效如何?」,你當然可以用不推卸責任的方式闡述這個問題,但記得同時提出解決方法。

給準備要實習/想實習的人幾個建議

  1. 滿不定招損,但謙絕對受益
    這句是我在嘉玲的 Instagram 獲得的,看到的時候覺得超有共鳴。
    在實習前,不論你得了多少個比賽的獎、多好的名次,或是你擔任過多少負責人,
    那都是你的經歷,你能夠以此為傲,但當你開始實習,你在這間公司的貢獻是從當下開始增減的,
    重要的不是你過去多厲害,而是經歷過那些的你,能夠為公司帶來什麼?

  2. 把握和老闆/主管相處的時間
    簡單來說,因為他們是打滾過業界多年的人,
    你有任何企劃想法、行銷點子、職涯規劃等等問題都可以直接問他們,
    他們能夠直接告訴你,業界會如何看待你的想法、你適不適合走現在實習負責的專業,盡量多挖一點!對規劃未來跟決策上都很有幫助的!

  3. 帶著方法去提問
    不論你做的是不是專案,遇到任何需要老闆/主管協助的困難,想要提問之前,真的極度建議要先有自己的想法,這樣他們才能知道你的思維,才能告訴你方法可不可行及原因,
    還有一個原因是,你都是來實習了,就代表半個社會人,千萬不要再把自己當成學生,可以犯錯,但要知道如何避免,遇到困難,就要想辦法自己扛起來解決。

  4. 有疑惑就主動發問
    絕對不要等到最後才告訴你的專案負責人、老闆、主管,你不曉得 OOO是什麼意思、不明白 XXX 如何進行,常常會有的狀況是,怕一開始就發問會顯得自己問題很多,所以就不發問,埋頭拚命做,最後一刻發現自己做不出來才回報狀況,或是做出的完全不是我們要的,這反而會很讓人生氣。

以上就是我的經驗小分享,待了半年蠻短的但其實感觸很多,
也很喜歡自己一直在努力跟實驗的感覺!
雖然會有失敗的專案,不過現在的我還是蠻願意持續嘗試,
未來的半年會以專案經理的身分繼續跟團隊一起成長,也許到時也能分享一篇自己的菜鳥PM心得!
希望你會喜歡這篇分享!

有任何想法、具體建議,或是想看相關主題文章,歡迎留言讓我知道!
如果喜歡我的文章可以大方按下愛心!也可以按下追蹤🤣

 

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5 則回應

匿名

2020-02-09 22:57 #1

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2020-02-09 23:27 #2

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2020-02-12 12:22 #3

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2020-03-06 00:15 #4

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匿名

2020-03-12 02:07 #5

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