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Effi

只是位愛到處亂闖、好奇心無邊界的普通女子

【遠距工作】看似自由彈性的遠端辦公,這4項困擾如何擺平?


前幾天讀到數位時代的文章,中國疫情導致遠端辦公需求大增,2億人線上開工、遠端辦公的現象。太多用戶同時使用釘釘視訊會議導致線上大塞車,而不僅是硬體問題要克服,公司也必須面對遠端辦公的兩大挑戰:維持遠端溝通效率團隊士氣

受到此篇文章啟發,分享一下近2年遠距工作的小小心得。
 
 
此時讀這篇文章的你,可能和我一樣有份遠距工作;看完相關報導特別感同身受,充分體會遠距工作的要克服的挑戰。
或者,想過遠距工作,但還沒找到一個機會開始的你,對遠距工作的想像是什麼呢?
 
兼職、全職,我開始遠距工作至今約有2年。工作過程體會到,在把該做的本分完成之前,更要時常面對的是自己的意志。在辦公室,身邊有主管同事;在家裡,左邊有床右手抱貓,更需要意志力勇士來戰勝懶惰耍廢蟲。
 
少了上班打卡的壓力,早晨鬧鐘響起,睡眼惺忪之餘,掙扎著到底該不該早起把案子搞定呢?雖然每天還是在掙扎中起床,但我仍享受遠距工作,尤其「不被地點限制」( Location Independence ) 帶來的自在與便利。
 
以下分享四個遠距工作者經常面對的,和我如何搞定它們。歡迎您留言和我分享您的遠距工作經驗心得唷!
 

效率篇

遠距工作困擾1:溝通有代溝

由於見不到面,和主管/客戶經常使用文字往來,因此遠距工作首重溝通能力。用文字溝通確實比面對面來得沒效率太多,看不到對方的臉,少了肢體語言的輔助,僅僅是文字,很容易不小心就帶來誤解或是不愉快。
 
溝通的訊息分享四原則:
1. 先寫結論
關於[議題],我認為 [結論],可以採取 [行動]...  總之什麼是重點,什麼就擺前面
 
2. 能列點就列點,言簡意賅
通常是和上司回報進度使用,清楚讓對方接收資訊,也能針對某一點進行回覆
 
3. 留意友善的語言,考慮對方立場
喊名字、大方表示感恩。訊息的開頭我都會寫Hi [名字],謝謝二字以外,加上具體感謝事項如「謝謝Ann的協助!謝謝Tom幫我們整理文件!」當此封訊息是件請求,我會簡短著名原因,適度加上一點語助詞或是表情符號,看起來比較不像是命令。
以上都能讓對方感到被尊重、用心有被看見,進而拉近心理距離。
 
4. 如果有溝通錯誤的情況,約通話/視訊時間
 
再來是向上管理,白話文就是「讓對方知道你還活著」。
遠距工作需要高度的互信和資訊透明、同步。讓主管找得到人,知道現在的進度,方能在必要時提供最即時的協助。
不只是自己埋頭猛做,反正在截止日期前交件就好了。我會和主管共享一個Excel,詳列工作項目,主動將工作切割數個小目標,並為此定時間、日期,也會記錄完成時間。配合視訊會議、共享文件和螢幕等,都是向上管理的基本作法。
 
我相信遠距工作者不僅僅是把工作完成,而是在每回的溝通討論、工作執行過程,同時獲得上司/客戶更深的信任。
 

遠距工作困擾2:生產力不足

遠距工作地點不限,有網路就好。如果是在家工作,很容易分心,想著衣服還沒洗,地板好髒該掃了,生產力隨之降低。
 
拖延也是降低生產力的因素,現在沒有心情,於是拖到明天、後天、截止日前一晚...
 
提升生產力和工作效率,少不了這三件事:
 

1. 設定每日小目標

將每天要做的事情安排優先順序,區分重要性&緊急性。遠距工作的自由帶來很大的選擇空間,我們可以自由選擇當下要做什麼事情,但我們可以努力做好時間管理,為自己打造「有重心的工作模式
 

2. 感到痛苦的事情先做

做起來感到痛苦的事情,往往都挺重要的。
馬克.吐溫(Mark Twain)說過:「假如你每天早上的第一件事就是生吃一隻青蛙,接下來的一天就會過得比較順利,因為你很清楚這可能是一整天之中最糟糕的事情了。」
一早起來,選擇從最重要的任務 ( MITs- Most Important Tasks ) 先開始,且愈快行動愈好。
 

3. 專注工作、專心休息

[打造能讓自己專注的環境]
如果已經習慣家裡的舒適,在家不想做事,要嘛克服,要嘛換地點囉。如果外頭下雨不想出門,可以試試為自己家裡的空間「功能設定」。我之前住一間小套房,就設定一個專門的小空間,放置工作需用的物品,播放能讓我專注的音樂,在家一樣能有效率地工作喔!
 
[找到自己的Energy Peak] 
早晨時段(有人可能是半夜)精神能量最豐沛,我會利用這段時間進行創意相關的工作。
用番茄鐘幫助自己專注,和抽離工作模式,適度讓眼睛和精神休息,才更能長時間維持好效率和work-life balance!
 
 

遠距工作困擾3:早該想到的問題們

在辦公室,有問題可以直接找同事或主管討論;遠距工作,早上發出的訊息可能晚上才收到回覆。
面對這困擾有兩個重點:
建立良好的溝通管道:遇到問題不拖延,即使可能被主管念,自發地向對方反應
主動發掘問題、解決問題的能力:為了不讓精神都花在處理問題,可以自己先想好幾點解決方案ABC,主管只要選就好了
 
 

士氣篇

遠距工作困擾4:孤軍奮戰

遠距工作,一個人的時間變多了。久而久之,團隊歸屬感降低,可能容易對公司的理念和目標失去興致。
個人認為,維繫與工作夥伴的關係面對面人際互動的機會,不能因為遠距工作而犧牲。這兩點顧好了,一定會為上述的效率層面帶來幫助。
 
[建立信任、關係、共同目的]
Google建議三件做法,保持團隊的戰鬥力。高達五分之二的 Google 團隊是在不同地點工作的員工,由於大多無法在同一場所工作,可能會影響團隊成員的幸福感與工作表現。
 
如果欠缺密切的聯繫,會妨礙建立信任、關係和共同目的,而健全的社會體系正需要這三項基本要素。
——喬瑟夫.葛瑞尼 Joseph Grenny , 大衛.麥克斯菲德 David Maxfield
(摘自:哈佛商業評論
 
花心思維繫關係,如果主管在線上會議一開始詢問你的近況,就稍稍分享一些囉,也可以反過來問候大家。過年、中秋節、聖誕節,傳個簡單溫馨的訊息(不要罐頭訊息!)表示關心和感謝這段時間工作上的協助。
 
[真實的人際互動]
少了辦公室和同事、老闆、客戶的互動,遠距工作者需要自行尋找和人面對面交流互動的機會。對一些人來說可能有些困難,但真的可以讓我們轉移焦點,使工作動能更持久。人類是群居動物,不能過著獨來獨往的生活,需要與他人接觸、與人溝通。
 
工作休息空檔,我會找附近的活動。約好朋友聚餐,看展覽逛市集,爬山運動。可以自己出去探險,也可以找人和你一起享受生活。逛菜市場用破台語和叔叔阿姨抬槓、遇到山友和他們閒聊、逛市集和擺攤的姊姊聊她的創業故事,對我是種很有效的焦點轉移和紓壓方式。
 
 
得心應手面對遠距工作,我也在持續學習。以上個人小小淺見,歡迎留言和我分享任何想法唷!
 
※若喜歡我的內容,這篇文章對你有幫助,歡迎給我一點拍手鼓勵:)(Claps)
你的鼓勵是我的原動力! 
 
噢,可能還有第五項困擾:再也沒法踏進辦公室了~
 
 
 
文章封面:Photo by Manny Pantoja on Unsplash
參考來源:

Effi

台灣科技大學 應用外語系

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6 則回應

匿名

2020-02-21 10:39 #1

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2020-03-04 01:53 #2

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2020-03-06 00:01 #3

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2020-03-06 00:11 #4

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2020-03-20 17:10 #5

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2020-04-06 16:44 #6

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