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涵寶寶

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如何做好時間管理


之前回台大國企的講座時,有學妹問說:「學姊,從你的履歷上,看到你在大學時做好多事情,有些更是同時進行,加上還有課業要顧,你都怎樣做好你的時間管理呢?」

那時候,因為時間有限,我簡單回答:「列好你的Priority ,時間管理就沒有太大問題!」

後來認真想,雖然大方向的確如此,但是這樣回答好像太抽象了,決定寫一篇文章,來分享一下,我自己的時間管理方式

 

1. 列下你的3-5年規劃 / 大學四年規劃
2. 進一步規劃:每季 / 每學期 / 每階段的 Top Priority 最優先目標事項
3. 每個目標事項,再依照 重要度 vs. 緊急度 分類
4. 畫出時間表,其他用task / to-do list 彈性方式處理

 

1. 列下你的3-5年規劃 / 大學四年規劃

那時候大一時,剛好教授有要求我們寫大四的理想履歷 (建議閱讀:履歷時空膠囊:從大一大二開始,預想自己的求職履歷),所以更有方向性的思考,我大學畢業時,想要怎樣的履歷?想要完成什麼事情?

當你把最終的目標寫下來後,把每件事情列出來,例如:雙主修/輔系、交換學生、社團幹部經驗、實習經驗、商業比賽等,這些事項,基本上都有特定時間才能做到,或是說,需要長期特定事情的累積,這時候再進一步把子項目列出來,例如:

雙主修:1) 雙主修的規定是什麼?成績要維持? 2) 需要修特定的課? 3) 要準時畢業還是要延畢?若準時畢業,每個學期至少要修多少學分? 

 

找實習,例如目標管理顧問實習:1) 有沒有case study 的課? 2) 是否有專業的課程可以上?例如企業管理、財務管理 3) 英文能力語感培養

 

2. 進一步規劃:每季 / 每學期 / 每階段的 Priority 優先目標事項,最多3項

第一部列出的事項後,再分別列到各學期的目標!同時需要考慮,每個學期、每個階段可行的事情有哪些,有哪些是非要那個時間點完成?有哪些是需要累積其他能力才能完成?

再依照,時間階段考量與必要性,列出你每個學期的priority ,而且,這些priority 是一定要分出優先順序,不能全部都是top priority !

這是因為,若你有順序,當你遇到問題或是有衝突時,你可以省掉很多猶豫的時間,當你猶豫、想要每一項都好,很有可能就是,所有事情都搞砸!所以列好順序,你可以明確知道,現在做什麼事情是最重要的,其他東西,只要影響到你的top priority 都可以選擇性放棄的!

例如,你知道你大三大四要實習,所以你需要把學分提早開始修,大三四才有足夠的空堂,讓你有更多的實習機會選擇(因為有些實習會需要3-4天的工作天),所以大一大二時,我給自己的目標,就是要多修點學分,上下學期各修25 & 27 學分。而社團幹部,很常是從社員選出來,所以大一時,我也讓自己加入社團。

到了大二,目標是要當社團幹部,多參加不同活動,所以大二我自己的top priority :

No.1 : 社團社務
No.2:申請輔系雙主修(所以成績不能太糟糕,同時要修想要輔系的科系必修課)
No.3:語言能力(額外上德文課,每天讀英文、看英文影片等)

到了大三,我的top priority 也會因階段性目標不同,而修改成:

No.1 :實習
No.2:社團活動
No.3:課業成績

 

3. 每個目標事項,再依照 重要度 vs. 緊急度 分類

列出優先順序後,有些子項目可能會有點衝突,或是說,時間有限,所以需要抉擇時,進一步分析其重要度以及緊急度。

例如語言能力,它很重要,但絕非短時間可以學好,所以它很重要,但不緊急,所以像是我自己,會給自己每天早上30分鐘,讀The Economist,它時間不用多,但是需要長期累積。

期中考時,課業的緊急度就上升了,但是,你的top priority 還是有其他選項,所以基本上就是,若你跟我大三一樣,第一個優先事項是實習,那我還是會先把實習工作先處理好,然後再好好讀書,目標成績不錯,但不用拼A+。

 

4. 畫出時間表,其他用task / to-do list 彈性方式處理

接下來,就是畫出你的時間表了!

我自己會把課表列印出來,然後再把一些固定的行程或是事項,當成課堂一樣,加到我的課表上面,或是說,整合到一張,日時間表!例如:社課、社團開會、甚至特定課程的小組討論,通常都會有固定時間,這時候就標列上去,讓自己知道,哪些時間是已經被佔用的。

其他的空堂時間(40分鐘以上的才算),可以安排其他事情,像是,可以上線上課程、固定讀書等,這時候也把這些可固定事項,放到時間表上面去!

若是少於40分鐘的一些零碎時間,就不要再硬塞行程,我通常就會把其他事項,用task 或是 to-do list 的代做事項方式列出來,例如:每週要聽2支TEDx影片、每週要運動2次等,讓自己的時間,保留一定的彈性!

這樣做,主要是因為,大家會放棄時間計畫管理,很常是因為計畫沒有如理想進行,但這是難免的,所以與其計畫的太滿,不如適度空白時間,讓機動性事項發生時,自己還有餘力可以解決!

 

計畫雖然比不上變化,但是,能肯定的是,

伸手摘星,即使徒勞無功,亦不致一手污泥。」你一定是在前進的路上!

 

 

 

 

圖片來源

 


本文章發表於:學長姐

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台灣大學 國際企業學系

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4 則回應

數數金啦

2019-09-04 14:56 #1

很有感!我認為其中關鍵中的關鍵,是要區分出哪些任務可以為自己帶來更大價值,時間的運用才會更有效率,產出也能符合期待~

2

大象韻律

2019-09-04 15:20 #2

我覺得時間管理到最後都會變成焦慮,尤其是越來越多事情跟不上進度的時候,請問涵寶寶都怎麼擺脫焦慮

2

涵寶寶

2019-09-04 21:17 #3

 

@數數金啦 :出社會後,用價值與產出的說明,真的很貼切!

@大象韻律 :我自己也會有這樣的狀況!我自己的解決方式是:

1. 先審視一下我的待做事項,依照緊急程度來排,有沒有哪些是,其實不緊急,單純有做到很好,但不急著現階段做的,只是當初先列上來?若有的話,先拿掉

2. 簡化後的待做事項,再看看有沒有辦法把各項目進一步細項化,例如:「完成產業研究報告」,可以再細分成「產業報告-找資料」「產業報告-撰寫統整」等,因為透過細項化,除了事項更精確,也可以提高自己的成就感,讓自己不在焦慮,告訴自己,已經完成不少事情,只剩下再一點點!

3. 焦慮感,可能代表有多的時間來放空、亂想,所以若是,已經計劃上都最佳化了,那就是,把體能最佳化!把所有的時間,拿來執行事情,就不會有時間多想了!

 

這是我自己的解決方式,供你參考 :) 

3

匿名

2019-09-09 01:38 #4

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