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徐小兔

畢業自台大國企系的兔子

[ 人資經驗談 ] 人資的一天 PART 3|考勤人員上班都在做些甚麼呢? 進來看看吧!


[ 本文前言 ]

嗨!歡迎你點進來閱讀這篇文章!兔子又來 [ 工作、實習、打工心得 ] 區發文嘍!謝謝你願意點進來閱讀!(本文建議用電腦版閱讀)

( 本文照片與圖片皆取自網路,無商業用途!若有侵權煩請告知,會立即做移除,謝謝! )

 

[ 發文動機簡介 ]

兔子本身是在一間位於菲律賓規模上千人的大型博彩公司人事部上班擔任人資,主要負責的業務是人才招聘及新人培訓。前些日子,有位原本負責員工考勤的同事突然離職,結果兔子被迫暫時代理其業務,因此單就理論上的「人力資源管理六大模塊」,我自己就接觸了其中三塊!雖然最近工作繁忙,但也想說就藉這個機會用輕鬆的方式帶大家認識「人資的一天」...

 

這系列文章共寫三篇,而最後一篇介紹的便是績效考勤領域:「考勤人員上班都在做些甚麼?」

 

人資六大模塊 ]

雖然很多人都會用不同的說法來解釋,但人資六大模塊基本上為

1. 人力規劃  2. 人才招聘

3. 人員培訓  4. 績效考勤

5. 薪酬福利  6. 員工關係

 

考勤人員工作內容介紹 ]

基本上考勤人員最忙的兩個時段分別是 [ 月中 ][ 月底 ],而兔子下面所說的工作內容基本上在前述兩個時間點都需要各執行一次!

 

1. 擷取員工打卡紀錄資訊

大部份的公司都要求員工上下班必須「打卡」,雖說少數公司仍採「紙本打卡」方式,但這畢竟算很罕見,所以不納入討論範圍內,而多數公司則採「指紋打卡」或「線上打卡」。負責考勤業務的我們每個月必須定期去擷取「打卡機」或是「線上系統」的記錄,並彙整成一份 Excel 表單來檢視人員是否有出缺勤異常的狀況,因為這攸關後續薪酬福利的計算!

 

2. 確認每月公司員工總數

職場每天都會有新員工的加入與舊員工的離去,但即便你今天選擇離職,公司按照法規也是需要針對你的「實際上班日」給付薪水!因此,在擷取了全公司員工的打卡紀錄後,我們必須要依照各部門上呈的「人員異動」名單來核對在薪資核算的當下:公司到底有多少員工?該月有哪些人是新入職?又有哪些人在這個月離職?

 

3. 核實加班補出勤等紀錄

病假、事假、年假...等各種假期的申請、員工忘記打卡事後補登錄、員工提報加班時數賺取加班費,每個月總有上百筆的資料須跟各部門的主管進行核對與確認,畢竟假期有分帶薪與無薪,忘打卡牽涉到全勤獎勵,而加班又關係著部門主管是否有批准!故,身為考勤人員的我們每次在整理各部門的出缺勤表單時,三不五時就得傳訊息跟主管核對其員工提出的申請是否屬實且有被批准(例如:病假需附就醫證明),畢竟跟員工薪資有關的事錯不得!講實話,接觸考勤後真的恨不得全公司的員工都不要有「出勤異常」,因為會登記到瘋掉啊!

 

4. 彙整各部門資料成總表

雖說從打卡機或電腦系統擷取的考勤紀錄會是全公司的量,但補出勤/加班/假期申請都是各部門分別提交給人事部,因此我們必須把所有紀錄彙整成一份 Excel 總表後才能轉移給負責薪酬核算的組別,否則若將「原始資料」直接給薪資計算的人員,他們在處理上會非常麻煩及辛苦,因此考勤人員可算是員工薪酬核算過程中的第一道把關呢!

 

擔任考勤人員必備條件 ]

擔任考勤人員需有 [ 三個心 ],分別是:

 

1. 細心

兔子前一位負責考勤的同事雖說是「自請離職」,但基本上也可以算是「被開除」,因為他已經連續好幾個月每次查核考勤時都會出錯(一個月十多筆那種),而他的粗心大意不僅造成薪酬組的困擾(必須再次一筆一筆重新確認),也間接導致自己的績效被扣到快沒分!

 

2. 用心

考勤紀錄跟薪資計算是綁在一起的,因此身為考勤專員的你一定要盡力幫公司同仁爭取應有的權益!舉例來說,當你發現某部門的一位員工已好幾天「漏打卡」,你就該主動寄信去提醒該員看看他的「指紋」是否不小心被取消導致打卡失敗!反觀我那位前同事,他不僅不細心還不用心,為了貪圖方便搶快,製作 Excel 表格時「複製貼上」後不再次檢查,連員工名字都輸入錯誤(例如:是「王小明」加的班卻複製貼上到「李大偉」的個人考勤表格上...)!怪不得工作三個月就掰掰...

 

3. 耐心

處理考勤講白了就是一份相對枯燥乏味的工作,兔子自己這幾個月暫時接手業務後,月中跟月底的固定那幾天,常常整天就是一個人靜靜地坐在位子處理 Excel 表格直到下班,要不是我其他時間還有負責 [ 培訓 ] 跟 [ 招聘 ],我應該會覺得非常悶吧!因此,如果你不是一位有耐心且能靜下心做事的人,建議你千萬不要應徵考勤人員的崗位!

 

[ 本篇文章結語 ]

今天是星期日,又是一個周末的結束,先祝福各位上班族:上班順心、順利!

雖然這篇文章的內容不多,但希望能讓對「人資領域」工作感興趣的你有些新收穫及更加認識各個人事崗位的工作內容!

文末,謝謝有緣來此閱讀這篇文章的你,感謝你花時間讀完兔子的一派胡言,哈哈!

( 上方圖片擷取自網路 )

 

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謝謝大家! 

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匿名

2019-08-29 #1

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匿名

2019-08-29 #2

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