助理工作記實#2【我當助理的一天】


這次要來開箱(?)身為助理,通常一整天的行程大概是如何?經常覺得還一陣混亂的時候一天就已經過完了QQ(很微妙的感覺)希望這篇可以讓大家對我的工作更了解,有什麼想問的歡迎在底下留言歐~~~

 

▎前一天晚上(下班)回到家後

先跟老闆在line上面確認隔天的所有行程

抓出明天的預計通勤時間

準備好隔天要用到的所有文件資料

▎早上會議

8:00。起床梳洗+從板橋騎機車到老闆家(最近早上都超冷QQ)
9:00。抵達老闆家,有時需要幫老闆買咖啡,開車前往第一個行程,在車上再與老闆確認一次今天的行程

10:00。抵達今天第一個會議的舉辦地點,一起參加會議。

在會議過程中我的負責的工作項目其實很瑣碎,小至準備茶水點心、紙筆文具,到如果臨時發現文件有少或需要其他資料,則由我通知辦公室的人協助處理(或想辦法自己生出來...);這些都還沒甚麼,最令人崩潰的莫過於整場會議我忙進忙出的處理雜事,老闆卻在會議結束後才悠悠的說:等等幫忙做一份議紀錄阿...所以後來我也就養成即便在旁邊沒事,也會做筆記紀錄重點並且錄音的習慣了。

值得一提的是,最近大部分的會議都是「討論」類型的,過程中就是各委員針對某件事發表意見,最後會有數個結論,而這種會議往往是想到什麼聊什麼,跟我之前習慣的「議題→討論→表決→結論」的形式相差甚遠。跳躍式的討論,加上我才剛擔任助理,對整個組織中經常用到的專有名詞、或重要人名不熟悉,老實說還挺崩潰的XDD

不過,如何抓重點寫結論,這也是我從老闆身上學到的一點,或許之後的文章可以單獨寫一篇。

12:00。結束會議、開車、午餐(休)時間。
會議結束後,我負責發送紀念品並送走與會人士,此時我會趕緊跟老闆確認剛剛會議的重大決議,確認多了那些待辦事項,是需要我來完成或交辦、提醒的。

通常在早上的會議會有附簡單的水果餐盒,所以我跟老闆都不會特別去吃午餐,如果真的餓了的話...小七飯糰是我的好夥伴QQ

▎下午

13:00。與老闆會合、開車、與老闆討論事務
在開車前往下一個目的地的過程中,有時老闆會和我討論早上會議的內容,聽聽我的想法,有時候會徵詢我的建議,例如某次她要上廣播節目前,她會詢問我覺得什麼部分可以多加著墨?或是可以分享什麼故事比較吸引人?

14:00。抵達會場、拜訪新社長、拍攝短片、拍照

通常下午的行程以拜訪新上任的社長居多,在這個約一個半小時的拜訪過程中,老闆和新社長主要會討論接下來新年度的規劃和KPI;而我需要幫整個過程側拍並蒐集資料,最後幫每位新社長各剪出約三分鐘的短影片,來介紹他們的職涯、家庭生活、及為何加入扶輪等等,在這個過程中可以聽到各行各業成功人士的打拚故事,也是我目前為止還蠻享受的一部分。

15:00。拜訪行程結束,接下個拜訪行程

這個拜訪行程結束後,有時會再接著另一個社的新社長拜訪,最高紀錄曾經一天拜訪4位,而各社的拜訪地點有時候也差很遠,像是新莊到內湖兩邊跑,所以有時當老闆們聊得太起勁,我也會傳紙條提醒老闆時間 (身為助理的小密技,以後再分享給大家)。

18:00。晚餐時間

通常若老闆晚上有行程,都是餐會或是相見歡等等比較柔性的活動為主,晚餐通常都是高級餐廳的高級料理,我最近常常厚著臉皮一起吃,這時候也是我一整天最幸福的時刻哈哈

21:30。送老闆回家

開車送老闆回家後,我再準備騎機車回家,通常這時候已經十點左右,回到家後通常已無力再準備明天的資料,所以常會像文章開頭說的「經常覺得還一陣混亂的時候一天就已經過完了QQ

 

附圖是我的line聊天室...每天都被各種群組轟炸xd


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5 則回應

匿名

2019-01-04 23:36 #1

那群組未免太可怕了⋯

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對對

2019-01-05 09:32 #2

總有那麼幾個群組...裡面都是差不多的人!

0

傑西

2019-01-05 15:46 #3

好充實的生活(拍

0

acer

2019-04-16 16:49 #4

現在群組已經越來越多、每天要處理的訊息也更是崩潰了 QQQ

不過我已經大概抓到閱讀他們的節奏,算是有上手多了唷 XDD

0

77

2019-12-22 02:52 #5

哈哈哈,我是另外一個地區的某社執秘,看到你的LINE截圖實在心有戚戚焉~

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