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鄭祐銓(Richard)

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[PM工作心得] 溝通方式要視對象習慣與媒介調整


 
上週在與合作老師溝通的時候發生一件事:
 
合作老師與我確認某個欄位的公式有沒有計算錯誤,在確認後,因為該公式同時加總多個欄位(公式舉例 X=A+B+C+D+E),所以要一次理解相對困難 ;同時以當下我和作者在討論的案例來說,公式中的多個欄位是空值(B、C、D、E為空值),因此為了方便老師理解,我在信件溝通時,刻意省略完整公式,而是以「這個欄位是取A欄位的值」向合作老師回報。
 
這樣寫雖然不完全對,省略了一些細節,但以當下的案例來說,確實是成立的,我也以為這樣的方式會讓老師比較好理解。
 
結果後來收到老師的回信詢問「以欄位定義,正確的公式應該要是X=A+B+C+D+E,為什麼你們的公式中沒有?」
 
不但讓我們多花了兩封信件在討論一次就可以討論完整的事情,也讓合作老師覺得我們公司在取資料上不夠專業。
 
事後反省,我覺得會出問題的原因在於:
 
「我在選擇溝通方式時,沒有考慮到溝通對象的個性溝通媒介」。
 
一開始的「挑重點說明」,我主要是「用在與主管口頭報告」時,這樣的方式可以讓主管快速瞭解進度,而不會花太多時間和主管解釋他可能不需要知道的細節。
 
但這樣的做法用在這次的案例並不適合。
 
一來是這個作者的個性相對嚴謹,所以他比較希望看到完整的資料去做判斷;二來因為溝通的媒介是Email,是文字,所以提供較完整的資訊供對方閱讀,對方可以自行判斷要不要看,相較於口頭報告時講一長串,對方受到的影響更小。
 
因此如果重來一次,我會一次提供完整的公式,並且用粗體或是顏色標注重點,讓合作老師可以快速找到重點;而當他想了解細節的時候,信件中也可以找到相關資料。
 
需要了解不同人的個性,並以對方習慣的溝通方式與他溝通,可能也是很多人說溝通很不容易的地方吧~
 

我寫過的幾篇文章:

>>[PM工作心得] 設計適合的環境讓自己變上進

>>[PM工作心得] 請示主管前,你做好準備了嗎?

>>[PM工作心得] 承諾的少,做到的多

 

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匿名

2018-12-20 00:09 #1

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