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鄭祐銓(Richard)

財經資訊產業新手PM,希望和大家分享PM有趣的工作內容。

[PM工作心得] 事情愈多愈應該花時間整理文件


最近因為同時進行好幾個專案,所以需要跟不同專案的人進行討論,常常是討論完上一個專案,就要緊接著討論和別組人討論另一個專案。

這種連續會議下,往往沒有時間整理文件(例如會議記錄),只能針對會議討論到比較急迫的待辦清單去執行。這樣做雖然短期做事很快,但長期來講,以我的經驗來說,我比較建議可以整理文件,會減少很多執行上的麻煩。

我認為整理好文件主要有三個好處:

#1不會漏掉重要的細節

我們為了把握時間,往往會在會議結束後,先針對大的待辦事項去執行,這做法並沒有錯,但如果沒有搭配文件的整理,可能容易漏掉會議中曾討論過一些需要注意的細節。

這些細節可能不是待辦事項中最重要的,因為大的項目已經被排進待辦清單,但漏掉這些小細節,同樣會影響專案的進行。

#2減少大腦的負擔

整理文件另一個好處在於「減少大腦的負擔」。

因為你把所有細節都整理在文件當中,所以不需要額外花心力去記住那些細節,可以把大腦空出來用於思考或是處理其他需要耗費心力的事物。

那些細節只要等到需要用到的時候,再去確認文件就可以,可以減少很多大腦的負擔。

#3可以快速與合作方確認共識

整理文件的第三個好處在於,可以快速的和合作方確認共識。

在會議結束後,整理文件給對方確認,可以確保雙方的認知是一致的,避免後續產生其他問題。

想到會議記錄,可能有些人會覺得,「會議記錄」不是都要很完整的格式嗎?這樣光整理會議記錄就要花很多時間,你哪來時間做其他事情?

但我認為,格式不是最重要的,確保後續事情能快速被執行才是重點

會議記錄等文件應該要視與對方的熟識程度,決定格式的完整度,如果是提供給公司內部同仁,會議記錄的格式沒有必要做到很完整,重點是把內容寫清楚,讓雙方都可以理解不會產生誤解

舉我最近的狀況為例,因為同時處理很多個專案,所以思緒必須要在多個專案做切換,這讓我沒辦法記住每一個專案的細節。但因為先前有整理文件,所以我可以知道「兩個禮拜前和合作單位的會議內容」,因此了解哪些項目需要再和對方討論。

如果當初貪快而沒有整理文件,我可能在會議中,需要花很多時間和對方「一項一項」確認,哪些議題被討論過,哪些還沒有,花的時間會比整理文件還要多得多。

 

如果對PM工作有興趣,也可以參考先前寫的幾篇文章:

>>[PM工作心得] PM不該只是傳聲筒

>>[PM工作心得] 看得比老闆細

>>[PM工作心得] 知道不等於做得到

 

PM工作系列文:會記錄我在從事PM工作中的心得與收穫,並不是多年經驗累積下來的乾貨,反而更像是一個菜鳥的踩坑紀錄,但希望可以透過分享,讓你在未來路上,可以少走一些我走過的冤枉路。

 如果對我的經驗有興趣,歡迎追蹤

>>FB:菜鳥pm(產品經理)的學習日記 / Medium 


本文章發表於:觀點放送

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匿名

2018-11-07 #1

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匿名

2018-11-07 #2

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