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Effi

只是位愛到處亂闖、好奇心無邊界的普通女子

【專注這回事】面對排山倒海的待辦清單,別埋頭苦幹,先重整做事方式


 

在談專注之前,想先和大家聊聊「回應式工作流程時代」

 

(圖自:Adobe Stock Image by Kreus)

 

有智慧型手機、有筆電;關心他人動態、追求便利與效率,都會不小心落入所謂「回應式工作流程」。
這模式悄悄潛入我們生活,偷取真正能提升我們且創造長期價值的「專注的能量」。

 

新時代,新工作捷徑的代價


想想你一起床,做的第一件事情是什麼?
刷牙前,會不會順勢拿起擺在你床邊的手機,看一下昨晚那朋友回你訊息了沒,instagram上有哪些有趣的發文...
「滑手機」這件事,也才幾年的光陰,從何時變得如此自然?這真是件好事嗎?
越是簡單的行為,越容易被養成習慣。而當不妥當的行為成了習慣,在不應該出現的時機和情況自然地出現,會是件很可怕的事。

每天工作的一開始,面對滿出來的信箱和社群訊息,你會很想在開始做自己的工作前「清空桌面」,這樣就能容易專心工作。
問題是,當你將一天最精華的時間先奉獻給「解決他人的事」,你的體力也已耗損一半,大腦轉速也變慢,等要做真正重要的事情時,你已經沒有能量了。

當我們不斷與他人聯繫,越來越常對於眼前的事物做出回應,而非主動去處理最重要的事;當訊息的洪流佔據了思考與行動的空間,幫助我們維持聯繫的科技,反而變成一種劣勢。

我想寫這篇文章,就是希望能給被「回應式工作模式」絆住的你,一些改變的靈感。
如何不落入回應式流程的迴圈,有3個原則想告訴大家。

 

1.創意工作優先,回應工作次之


回應工作看似很快,比較簡單,但無形中會偷走你大把的精華時間,而他們也真的比較簡單令你會直覺性地想先處理,這可以理解。
先做創意工作,再做回應工作,這是一項面對現代資訊爆炸的趨勢,很重要的改變與寶貴的習慣。
時時提醒自己並檢視自己的工作模式,你也能夠在每天多項待辦事項的壓力下,仍能游刃有餘地運用你的效率,一一完成他們。

2.找出你一日中最精華的時間,將他擺到最神聖的位置


創意工作,例如寫作發想、設計圖、規劃性質的工作等等,要做得好,必須進行大量的發想與激盪,需要利用你一日中頭腦最清澈,最有活力的時段,才能有效率進行,將進度不斷往前推。

拿我個人的例子來說好了。我喜歡早起,利用清晨寫作、閱讀、想靈感。那段時間我不碰手機,讓頭腦只專注思考「一個topic」,「一件」重要的事情。一本書、一個idea、一篇文章.....一個就好,做好做滿比較重要。
有時需要刺激,尤其是寫作靈感,就會去晨跑一波,回來可以立馬進入「心流」的超級專注狀態,劈哩啪啦把進度往前推。
當然偶爾腦中會閃過滑手機的念頭,畢竟,他比寫作還要簡單許多。這時你該不斷提醒自己,哪些是「該做的事」、「想做的事」。

至於像是行政類的,例如文件格式調整,簡報美化,回覆零散訊息,我會把他留在午飯後的下午,或是晚上工作告一段落的時候。

當然每個人在一天各時段偏好做的事情可能會有所不同,請好好跟你的身心對話,找出最精華的時間,執行對你個人最重要的事情。

3.管理待辦事項


設定將漫無天際的工作內容具體化、階段化,並設下工作期限,與自己約定完成期限,並在完成的時候給予自己一點放鬆與獎勵自己的時間。


將你的待辦清單分成4大類


(來自Cheers:時間管理最重要的,是安排「優先順序」)

每個人在不同的人生階段,對於這四象限中所填寫的任務會有所差異。我個人實際利用這方式來管理我的待辦,真的在做事上輕省不少,因為它能協助你快速理清你目前的優先順序,不讓「不重要不緊急的事」,不小心占用你寶貴的精力和時間。

1-3-5法則

經理人所整理的,做得到的每日待辦清單:1-3-5 專注法則,大家不妨看看,我覺得他寫得很好。

「1-3-5 待辦清單法則」有一個延伸的解釋:「有重心的工作方式」。

 
1-3-5法則是甚麼? 簡單來說,就是:

* 每天 1 件重要任務

* 每天 3 件中等任務

* 每天 5 件小型瑣事

 
如果你和我一樣,還是個大學生,不僅要兼顧課業、社團、未來規劃等等等... 這麼多想做的事情,如果你能在學生時代,就有意識、重視、且不斷練習「有重心的工作方式」
相信你不僅在學期間,會真的完成很多你想完成的事情,對於你未來出社會能夠也更能自在地面對繁瑣的問題。
 
 
列清單的時候,先分類再對不同類別進行排序,不能混為一談。
分類之後,我們會更加清楚明白。

我們會發現,越是重要的事情,越是決定我們人生高度和長度的事情,也越需要我們每天堅持;但往往也是容易被我們忽視、讓自己一拖再拖的事情。

 
專注的當下,只有一件事會被做好,看起來好像很少。
但將藍圖放大,24小時中,你將某幾段精華的時間片段,獨立出來,專做一件事,
累積下來,你還是可以完成很多事,且這事的質量與得到的能量,遠比你想像的大。
 
現在就開始整理你的待辦清單,和我一起練習專注吧。
 
 
 
99U著; 約瑟琳.葛雷(Jocelyn K. Glei)編; 陳維真譯 
 
給我完成以上文章的靈感
推薦大家閱讀。
 
 

 

 


本文章發表於:觀點放送

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5 則回應

匿名

2018-10-11 19:25 #1

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2018-10-12 19:43 #2

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2018-10-14 23:29 #3

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2018-10-14 23:40 #4

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2018-10-19 12:10 #5

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