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涵寶寶

Always have faith in yourself :)

#初出社會 1 #向上管理,有些小地方要注意!


記得當初Citi MA時,我的mentor 跟我分享,很多時候往上升的快的人,能力基本要有,但更重要的是,向上管理能力很強!

帶了很多實習生,知道很多東西,基本上都不是學校會教的,所以在這邊,整理一下,我自己遇過的主管,還有我自己管理時,上下心態的比較分享:

 

1. 數據為主

適用:以外商為主,部門文化是以數字為導向的

每次跟主管過簡報時,都會很緊張,因為主管比自己的業界經驗多,所以很多東西,若你單純用「我覺得」、「朋友說」等,都很容易被訓話,因為有太多實例可以反駁你了!我自己的經驗就是,在報告時,老闆直接說,你這個觀點,你回去察看Q1的數字,你在跟我說你這個想法實不實際。

但是只要你可以提出數字,客觀的數據與研究分析,基本上主管都會很能接受你的想法!

這是因為,在商場上,即使是很注重創意的行銷,也都需要有邏輯以及數據輔助,才能推出一個好的專案!數字是部門與部門間,最好溝通的語言!

 

2. 適時回報進度,不要surprise 你的老闆

適用:超忙的老闆們;你負責一專案,但不是隨時都可以跟老闆開會過進度

有些同學會以為,有問題再告訴老闆就好了,有問題,是必要告訴老闆,但是在進度上,適時的回應也是超加分的!

因為老闆們都很忙,所以他不太可能一直追著你的進度,但是不代表他不在意你做的事情,畢竟你在他底下為他工作,老闆也正在為他自己的老闆工作,甚至是大老闆也要為董事會、股東工作,所以讓他可以清楚每件事情的狀況,是很好的!若是他大老闆問起,至少也說得出東西!再加上,我觀察,很多老闆基本上都有點控制狂傾向 😂 這為什麼很多人當主管後,都要學習「授權」!所以當你可以協助他,隨時知道一些專案進度,會讓他安心很多!

但是,這邊不是說,每件事情都要跟老闆報備,而是階段性的告知。

例如:這專案我我分成幾個階段進行,若現在已經來到第二階段,我會寄封email 跟老闆說:目前已完成到第二階段的xxx 工作,接下來會往哪部分開始進行,預計要再xx天,完成xxx 部分。

或是,每天下班前稍微報告一下狀態,若是比較急的案子。

之前MA身份到各部門rotate時,因為主管們無法一直看著你,看你作業做好了沒,所以我都會2-3天報告一下自己的進度,因為這樣的關係,主管覺得很放心,又多了不少專案讓我負責,甚至rotate到下個部門,原主管還是要我繼續跟著一個專案,學習不少!

 

3. 收到訊息或是email ,盡快回覆

適用:只要認真工作的老闆,都很喜歡你的尊重的

其實溝通時,或是在交代工作時,最害怕的就是,兩邊接收到訊息不一樣,或是說漏掉訊息,所以若可以,盡量再收出email 後,做出適當的回應。

我自己的習慣是,若是收到主管的email,我會回覆:已收到,或是重新解釋一下我認知的工作內容,然後簡單說明未來會怎麼做,若再有把握一點,也會簡單告知,完成的時間。

馬上回覆,不代表要馬上處理!畢竟主管們只是要確認,你知道這件事了嗎?你開始準備了嗎?基本上你只要在期限內完成,他不會管太多。

 

4. 若無法如期完成工作時,一定要提早告知

適用:當你主管都已經要求特定時間完成時

如果你發現,在預定的時間內你真的無法完成時,務必務必要提早告知!

若你在最後一刻才告知,那感覺真的很差,因為主管有一種被迫接受,再者,他也沒辦法進一步協助!所以當你在做專案時,有遇到狀況跟你預想的有差別時,建議可以跟主管商量或是告知一下,有時候我們無法解決的,主管只要一通電話就可以處理好,所以當你在專案期間,驚覺有個時程跟你預估的不一樣,要多花時間處理,而這多花的時間,難預估,一定要提早告知並詢問主管!

 

5. 不要隨便說「辛苦了」「瞭解了」,用太多emoji,或是太多「!」「~~~」

適用:面對大老闆、非同輩的主管們!

這是我朋友他擔任主管後分享的,他有一次看到新進員工在email 上,只回了一句:「辛苦了」讓他有點哭笑不得 XD 因為這感覺比較像是主管跟下面的人講的話,或是同輩間鼓勵,所以當她看到這一句話,他有一種:「到底誰才是主管啊」的感覺,有時候會令主管感覺不太好,覺得這位員工有點狂 😂

記得email 回覆時,再短的訊息,都要記得寫上稱謂,例如:「Hi xxx 老闆,我瞭解了,謝謝你的通知!」 "Hi xxx , well informed. thank you! "

 

另外就是,不要隨便把通訊軟體的使用習慣帶到email 上,因為email 還是算正式信件,除非你真的跟老闆超熟,你太清楚他的底線,不然,可能因為文字語氣認知不同,讓主管誤以為你是一個很輕浮的人,或是有挑釁意味。

 

 

若大家在職場上有什麼其他向上管理的心得,也一起分享吧!

跟同輩相處外,向上管理也是一門很重要的課呀!

 

 

 (圖片來源


涵寶寶

台灣大學 國際企業學系

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4 則回應

漂浮的雲

2018-07-13 #1

想請問如果不用「瞭解了」,可以用什麼代替呢?我知道了,收到了,還是其他的說法呢?

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涵寶寶

2018-07-14 #2

漂浮的雲

謝謝你的提醒,我才發現我沒有講得很清楚!重新編輯一下那一段要講的內容

其實講「知道了」或是「了解了」本身沒有問題,只是因為,沒有標注稱謂,很像皇帝批奏疏「閱」的感覺 😂 

所以建議加上稱謂,就會好很多,例如:「Hi xx 老闆,好的,我知道了!」

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Blink 小幫手

2019-10-18 #3

小幫手提醒:【初出社會如何擺脫菜味?這篇教你如何「轉大人」】 裡面有提到您的這篇文章喔!

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匿名

2019-10-18 #4

鼓勵了作者

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