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十點你該知道的基礎簡報技巧


在很多時候,簡報是不可或缺的一項工具,不論是演講、向主管報告、甚至是教育訓練等,但是一份好的商業簡報,他的表達以及呈現,有哪些重要的地方需要注意或是哪些點你可能沒有想到呢?這以下10點能夠更好的幫助你,完成一份專業有質感的商業簡報。

1.確認聽眾是誰,怎麼說?

在做一份簡報的時候,除了最重要的是,確認簡報的目的,讓資訊內容有效呈現之外,另外大家比較常忽略的一點是觀眾是誰很重要。

如果妳要報告的人是董事長,你就不應該把簡報內容比重放在資料的分析部分,而是要放在結論或解決方法,因為董事長很忙,可能沒有空聽你講這麼多。

但如果是對經理人報告,他可能會比較想要知道資料分析部分,你是如何做出這份資料分析,然後下結論等等的邏輯判斷,所以不同的聽眾,需要簡報方式也不同。

2.聊共通話題,與聽眾產生共鳴

除了確認聽眾是誰很重要以外,如果你是對特定幾個人報告或是面試等,其實你可以事先查查對方相關資料,比如從Facebook、LinkedIn、Istergram等,了解他的相關背景以及喜好等等,從他有興趣的共通點切入去簡報主題,更容易引起聽者共鳴。

3.做簡報,請不要先打開電腦

人的思考是採發散性思考,但是簡報軟體是線性的,你只能從第一張開始到最後一張,你直接打開電腦開始做簡報的結果,是你辛辛苦苦做好的簡報,發現其中有一個邏輯不對或是某個資訊,你不會講到,會捨不得把它刪掉,畢竟你花了好大一番工夫才做出來的。

其實好的作法應該是你拿便利貼把你所要表達的資訊,一個一個寫在紙條上,之後把它分類,你第一張簡報要放什麼資訊,第二張要放什麼,然後把用不到的資訊,果斷丟垃圾桶,這樣你就能清楚明白每張要講的內容。

4.一張簡報不超過三件事

三是一般沒有受過專業記憶訓練的人,可以最多一次記住的部分,所以一張投影片最好不要講超過三件事,如果超過可以放下一頁,或是去除你在簡報上不會說到的資訊。

當然一張簡報,最好只表達一件你想要強調的重點,頁數多沒有關係,重點是每張簡報是否能夠讓觀眾了解你想要傳達的資訊。

5.說故事最好使用原生素材

如果要利用簡報講故事,最好使用自己的故事,才能帶來最大的影響力,因為那故事對你來說是很真實,你在講的時候很容易引發自己情緒。

讓觀眾帶入你的想像力當中;如果使用別人的故事素材,可能效果沒有那麼好,觀眾很難想像當時的情景發生情況,當然如果本身沒有足夠的故事素材,採用別人的故事,也可以替簡報帶來一些畫龍點睛的效果。

6.說話留部分空白

人往往會對自己投入心血的事,非常認真。在簡報上,當觀眾參與度越高,他就會越投入在這件事上,所以在說簡報時,其實不一定總是你在說,你可以適時的問觀眾一些問題,比如說,如果你是我遇到這情況你會怎麼做?

或者是講出一些電影常見金句,比如阿甘正傳裡的台詞:「生命就像一盒巧克力」,然後讓觀眾補下一句,一方面增加互動性,也可以把觀眾的注意力拉回來。

7.簡報配色要與企業識別色一致

每個企業都會有所謂的企業識別色,在你簡報時,適時加入自己的企業識別上,不論是版面或是字體都可以,可以達到重複曝光及記憶的效果。

如果是對內報告,主管會感受到你的用心,而如果是代表企業向外報告,這就是能夠凸顯自家企業與別家企業不同之處了,如果連衣著都穿著像企業的識別色一般,更容易讓聽眾留下深刻印象。

8.如果要突顯重點,請弱化次重點

一般人在做簡報時,如果要強化某個重點,多半採用的方式,是使用字體加大加粗或換顏色。如果對簡報不是那麼在行的初學者,可能話使用直接在重點上畫圈的方式來凸顯,這麼一來觀眾是看到你的重點了,但是整體商業簡報美感也被破壞了。

其實更好的方式,是弱化你的次重點,比如把其他重點的透明度降低或是變暗,一方面容易執行,另一方面也不容易破壞整體美感。

9.資訊除了具體以外,更要記住它是比較出來的

很多時候,常常簡報都會拿出一些數據,來佐證你想要傳達的內容,但是很重要的一點是觀眾看到資訊或數據,並不一定會了解你所要傳達的內容意思。

有時候你除了解釋內容之外,其實更好的方法,你可以拿出與同業之間的相同類型數據,觀眾就會知道你這個數字,在同業比起來到底是比較好還是比較差的。

10.提早結束才是準時

其實很多主管,每天都有開不完的會或很多其他事需要處理,所以如果要跟主管約報告的時間。

除了要具體約時間比如下午2:30的時間以外,其實更重要的是要約一個時間段,比如約2:30~3:00這段時間,而且一定要比你自己預定的報告時間多5~10分,讓主管在下個開會前有喘息的機會,這麼一來效果會更好。

本文取材寶渥的林大班老師簡報課程

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本文章發表於:行銷這件事

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匿名

2018-07-11 22:44 #1

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2018-07-14 12:52 #2

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2018-07-25 18:02 #3

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