追蹤

侯智薰 (Raymond)

任性的九零後,ENFJ,生活充滿非典型,理性的樂觀主義者

如何改善冗長的每日例行會議?(上)


看了很多會議技巧,卻還是對例行會議抱著恐懼?
提供我們公司的每日 15 分鐘的匯報會議技巧與方法給你!

你們公司的會議怎麼進行的呢?常常被冗長且無相關的會議弄的很無力煩躁嗎?
Photo by Syuya Fujikawa

 

 

前言:那些有說跟沒有說的會議技巧?

 

 

過去看了網路上很多「會議技巧」的文章,
但發現真正能運用上的沒幾篇,大多數都會跟你講:


「防止主席先發表意見,以免大家不敢講只會點頭。」
「不要找不適合的人來開會。」
「避免會議時間冗長。」


如果你看完這三項的反應是,點點頭認同。
那我真的會晃晃頭喊著:「天啊,這些不是廢話嗎?」


*廢話不是指「本來就這樣」,
而是「沒有前提條件下」,這些根本不能成立。


第一,其實是公司沒給員工足夠安全感發言,問題不是誰先發言;
第二,那是會議目標沒訂清楚,所以不知道該找誰,那開幹嘛;
第三,端看「會議類型」。


其實這就跟「簡報上的文字就要少」一樣荒謬,
或者「簡報就是要說故事」一樣扯蛋。

有些簡報上的字就是不能少,
例如法規、專利、重要資訊;
有些簡報要在短時間內呈現重點,說故事是一種情況,而非一個定律。


回到「會議」,大致上分成三種:


1. 發想點子的規劃型會議
2. 進行決策的評估型會議
3. 頻繁例行的匯報型會議


前兩種的會議時間一定會長,但第三種「匯報型」會議
因為是最為頻繁的會議,如果沒有好的方法,很容易成為公司團隊中最消耗精力,
最浪費時間的例行公事。


因此,這次來跟大家聊聊我們公司的「十五分鐘匯報型會議」的進行方式。


情境故事:我的匯報會議如何 15 分鐘內結束?


還記得有一次在跟朋友聚餐,大家聊的正起勁時,
我的手錶突然震動起來,提醒我現在 20:50 了。
恩,是個每日會議的時間了。
「抱歉,我們公司要開個每日匯報會議,晚點回來!」
——我跟朋友們說聲,然後走到一旁拿著手機帶起耳機。


先打開手機,用 Airtable 查看今天公司同事的任務執行狀況,
對於大家撰寫的任務,補上自己的看法或建議。


21:00 群組語音撥來


每個人針對今天自己執行的任務,
用簡短的方式陳述,「與他人相關的事情」,
並回應其他人的文字留言(也與他人相關)。


一輪結束後,老闆會依序問大家是否有任何要補充或者臨時動議?
若沒有今天的匯報會議就此結束,想留下來聊天的可以留著,其他人則去修改自己的任務紀錄,讓後續方便追蹤,每日的匯報會議就此結束,會議時間大約是 10 — 15分鐘。


「哦嗨!我結束了」
「天阿,你們公司的開會也開太快,是怎麼開的!」


 — — 結果朋友們反而對我們公司的會議好奇起來了。 

 

 

 

你也對我們公司的會議感到好奇嗎?讓我們下集待續!
如何改善冗長的每日例行會議?(下)

 

此文分上、下集,全文於自己的 Medium(部落格),排版與閱讀體驗更佳

https://medium.com/jandi-blog-tw/jandi-daily-meeting-148fbbf29a75

 

 

謝謝,看到最後的你

若喜歡我分享的內容,
請給我一些回應與獎勵,讓我持續將觀點帶來這邊!

最後,也歡迎你追蹤我的個人臉書
大多的生活見聞都會在我的臉書或部落格,有空時的週日晚上也有觀點分享的直播。 

 


侯智薰 (Raymond)

國立成功大學 National Cheng Kung University 不分系專案學程 · 工業資訊管理 · 化學工程

追蹤 296 鼓勵作者

任性的九零後,ENFJ,生活充滿非典型,理性的樂觀主義者

鼓勵作者

目前持有 Blink Coin: Loading..

選擇禮物


愛心

(Coin 10)

幫高調

(Coin 20)

咖啡

(Coin 30)

掌聲鼓勵

(Coin 40)

崇拜眼神

(Coin 50)

驚呆了

(Coin 60)

神人4ni

(Coin 70)

花束

(Coin 100)

鑽石

(Coin 300)

紅寶石

(Coin 500)

藍寶石

(Coin 1000)

黃寶石

(Coin 3000)


送出鼓勵



發表匿名文章不會出現你的大頭圖與名稱,你可暢所欲言,但文章內容務必遵守「佈告欄使用規範」!


回應

送出回應


8 則回應

博士

2018-05-16 13:14 #1

期待下集

1

匿名

2018-05-16 13:21 #2

鼓勵了作者

1

侯智薰 (Raymond)

2018-05-20 13:45 #3

#1

謝謝你的肯定!下集已經發布囉!
你可以點此進行閱讀:
如何改善冗長的每日例行會議?(下)

2

匿名

2018-05-24 10:37 #4

鼓勵了作者

0

卵擊天

2018-05-24 10:37 #5

希望我們社團開會也可以這麼有效率!

0

匿名

2018-05-25 10:48 #6

鼓勵了作者

0

侯智薰 (Raymond)

2018-05-28 00:27 #7

 #5

建議你可以先找出問題,再針對問題的根本去修正,這樣開會效率高的可能性就會相對提升囉!

2

匿名

2018-06-15 10:32 #8

鼓勵了作者

0

想回應這篇文章嗎?也想發表文章嗎?
馬上登入來發表文章、追蹤作者、收藏文章或回應文章吧!

註冊 登入