活動企劃公司實習心得


去年暑假,我在一家小型會議顧問公司實習,但公司的業務涵蓋各式各樣的活動企劃,基本上我這兩個月接觸到的也比較偏向活動企劃的內容。

這兩個月以來,感受最深的就是公司對於細節的堅持、品質的要求,還有對人的用心。舉個簡單的例子。面試結束後,我寫了⼀封感謝信,那封感謝信並沒有石沉大海,招募的HR還有回覆我。而面試結果通知信裡,不是只有單純的結果通知,還列出了我的優點以及可以改進的地方。這個小細節讓我感受到公司不只⽤⼼的對待每⼀個⼈,處理事情也不會沒有下文的就讓它默默結束。

如果要用幾個詞來總結這兩個月的實習,我想到的詞是:1.嚴謹 2.效率 3.觀察 4.敏銳。

由於我實習的是會議顧問/活動企劃公司,所以經常有大量文書處理和聯絡廠商的機會。這兩件看似簡單的事情,其實藏著很多細節和邏輯。加上公司通常不會只有⼀個案⼦在進⾏,節奏很緊湊,所以怎麼把事情做得⼜快⼜好,是⼀個很重要的課題。熟悉文書軟體是基本,「會操作」還不夠,必須要熟練、快速;除此之外,也要把文書內容處理的有條有理,才能讓其他人可以迅速銜接進度或是接手聯絡廠商。

實習初期,主管H就跟我說過:可以⽤⼀⼩時就做好的事不要做四個⼩時。聽起來好像是普通的⼀句話,卻是我很容易掉入的陷阱。⼀開始,我接到⼯作後,就會馬上埋頭開始做,心裡只想著把這件事做「完」,但是往往花費了許多時間,卻沒有得到最好的品質。問題在於這中間我沒有去思考,用什麼方式才能最快把事情處理完,而且「做好」。在公司裡,每天都有很多業務要處理,如果每次都只求把事情做完,那我想很快的這間公司的業務就會⼀團亂、拖沓,⽽且沒有品質。這個道理人人會說,實行起來卻不簡單。這兩個月裡,我對工作效率的重要性和追求有了新的認知,同時也更要求⾃⼰接到⼯作之後要先想⼀想「為什麼要做這件事、這件事的目的是什麼、用什麼流程來處理最流暢」。不只是文書處理,包括在活動現場也是⼀樣。在活動進⾏時,稍加留意許多細節,就可以幫助活動進行得更好。無論是遞麥克風的時機、折起拖到地上的桌巾,或是訂便當時最好考慮前後活動的銜接和天氣因素等等。這些細節是我很容易忽略的,也是我在實習期間時常被提醒的。

除此之外,這兩個月裡我對「主動積極」也有新的想法。「主動積極」不是只是只有發問、爭取機會,還要能從⼀個事件的片段去判斷前後邏輯,在做步驟⼀的時候就已經想到步驟⼆、步驟三,⽽不是做完步驟⼀還要等著別⼈告訴你步驟二是什麼。要培養這個能力,平常就要多留意小細節和事件之間的關聯性,才能快速應變,尤其是在活動現場。另⼀⽅⾯,主動回報、隨時follow up 進度也很重要,而不是被動的等別人來追。因為細瑣的事情很多,主動回報可以省去很多等待回覆的時間和力氣,也能讓專案進行的更順暢。

另外想說的就是「多發問」。雖然網路上已經有很多實習相關文章說過這件事,我也提醒⾃⼰不懂就要問,但⼀進到辦公室,就會因為「怕打擾別⼈的⼯作步調」、「這個問題會不會很笨」等等內⼼⼩劇場⽽怯步。結果,做出來的東⻄不是四不像,就是⽬標定錯,做出不符合需求的東⻄,最後還是得重新來過。「同樣的事情做兩遍很沒效率。」主管H曾經告誡我。所以,⼀開始就先把⾃⼰的問題點理清楚,不需要怕問題太笨被念,因為被念過⼀次就會記得;也不需要擔⼼打擾同事的⼯作步調,只要事先溝通好發問的默契和習慣,就不⽤像我⼀樣,⼀直猶豫要不要發問。猶豫要時間成本,重做也要時間成本,但是沒有那麼多時間成本可以消磨。

總體來說,這次的實習讓我重新檢視了自己的生活、工作習慣,雖然主管很嚴格,卻也讓我成長許多。

面試文請看:會議顧問/ 活動企劃公司 面試經驗


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7 則回應

野田妹

2018-05-07 #1

分享的好棒!

1

2018-05-08 #2

好文推!可惜不能追蹤作者

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匿名

2018-05-09 #3

感謝樓主的分享!

1

匿名

2018-05-10 #4

鼓勵了作者

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匿名

2018-05-10 #5

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匿名

2018-05-11 #6

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匿名

2018-05-14 #7

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