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職場新鮮人 發郵件的這些細節不能忽視


 

六月畢業季快到了,相信不少準畢業生都已經提早開始實習了,大三的同學也要面臨暑假的實習。在學校時,也許你幾天才會收到一封郵件,但踏入職場後郵件真的會成家常便飯。

一封小小的電子郵件,常常被人所忽視,但其實裡面蘊含的細節,卻是影響你在職場獲得別人好感的重要因素。今天就來談談郵件時要注意什麼細節吧!

 

1.email地址的選擇

email地址選擇包括兩個因素 a.要好記 b.最好是專業的郵箱

 

工作郵箱,常常會遇到一種情況是,你在跟對方打電話的過程中對方詢問你的郵箱,如果你的郵箱域名太長,或者都是無意義的字符組成,不僅電話中說不清楚,也會給人造成困擾。一般建議,英文名加生日數字是不錯的選擇,能讓人有規律的記憶,不要用下劃線或者符號。

 

專業的郵箱的話,其實gmail、yahoo都可以,到大陸工作的話,通常會用163郵箱,但不建議用一些域名很奇怪的郵箱,也不建議用學校自帶的郵箱。

 

 

2.郵件一次就發成功

 

幾乎大家都遇到過寄email忘記添加附檔、忘記打內文或者是打到一半就不小心按到發送鍵的窘況吧。學生時代,這些錯誤都可以被原諒,但在公司企業裡,長久如此就會被認為是不專業、不認真的。

 

寫郵件的時候,除了要字句斟酌,檢查有沒有錯字、錯誤,通讀一遍看有沒有筆誤。這裡介紹一個方法,就是把收件人的地址放到最後在打上去,就可以杜絕因為粗心大意而引發的錯誤。

 

3.善用簽名檔

 

簽名檔就像你的名片一樣,非常重要。用郵箱都可以幫你設定簽名檔,至於怎麼設置網路都有教程,應該也不難,而且最好加上一點點小設計元素,讓人覺得你很專業。

 

進入到大公司的話,一般公司都會有統一的簽名檔,你可以參考別的同事怎麼設置。但如果是還在求職的菜鳥,你也可以為自己設計簽名檔,簽名檔裡面記得要標註你的姓名、學校、專業、手機、電話、email、要一目了然。另外,簽名檔不建議放圖片,不得體而且佔用網路資源。

 

4.發郵件注意對象

 

發email其實等同於對著別人講話,寫給老闆、上司、平輩、晚輩、好友的郵件,措詞預期當然要有所不同,要看場合。

 

例如,如果寫給上司的,請不要用網路用語,標點符號要使用正確,要有禮貌,說話看場合,寫信當然也看場合的。

 

以上四點分享給大家,見微知著,做好每個細節,相信一定會為你在職場加分的!

本文章發表於:工具文版

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