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徐小兔

畢業自台大國企系的兔子

[ 職場觀點談 ] 公務訊息常見地雷 | 為何同事總是已讀不回? 有可能問題出在你身上!


[ 本文前言 ]

嗨!兔子又來 [ 觀點放送 ] 區發文嘍!謝謝你進來閱讀!(本文建議電腦版閱讀)

( 本文圖片取自網路,無商業用途!若有侵權煩請告知,會立即移除,謝謝! )

 

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[ 發文動機簡介 ]

過去這十年來隨著智慧手機的普及與通訊軟體的發展,越來越多職場中的工作事項都是直接透過LINE之類的渠道來做傳達,而不再是仰賴電子郵件或公司內部通訊程式。

 

但是,也因為這習慣的改變,越來越多人開始用「跟朋友聊天」的模式來處理職務上的重要訊息,而這不僅會顯得你很不專業,還可能造成團隊工作效率的降低!因此,今天僅想藉我自己擔任培訓講師教授公司內一些「禮儀小白們」的內容來分享:公務訊息常見地雷,為何同事總是已讀不回?有可能問題出在你身上!若有興趣,歡迎閱讀下去!

 

[ 別再這樣做了 ]

1.  訊息開頭只寫在嗎兩字

如果你在上班期間發訊請託同事給予業務上協助時,結果訊息開頭卻是「在嗎」,那我猜你被已讀不回的機率應該挺高的!在職場中請保有基本禮節,即便同事表面上跟你互動良好,這也不代表他真心把你當朋友,所以傳訊時應以對方名字或稱謂來做開頭,而不是「有空嗎」這種朋友間才會出現的問候方式。另外,有需求就直接開門見山地寫出來亦很重要,不然小心我回「沒空別煩」。

 

2.  訊息中有注音文錯別字

任何的公務訊息都是有可能被同事給轉發的(不論是工作需求或惡意整人),所以煩請送出之前務必再三檢查內容是否有誤,尤其是那種「再在不分」或「ㄅㄏㄋㄛ」的低級錯誤,因為它們會讓你顯得很不專業!兔子個人的建議:任何職務上的傳訊都應該非常謹慎處理,也別在工作群組內打屁聊天或傳些五四三的東西。真要傳送火星文等麻煩另行創立一個獨立小群組,公私分明很重要!

 

3.  日期時間地點交代不清

魔鬼藏在細節裡,你做事用不用心從你所發的訊息中,其實就能看出端倪!舉例來說,我們公司部分同事在協助主管轉達關於「會議」的相關資訊給其他夥伴時,很常會偷懶只寫「明天上午」,但上午的時間範圍那麼廣泛,到底是八點還是十一點呢?另外,很多人在寫日期跟星期時也易出包,只因忘記去核對月曆!例如:八月三十一號明明就是「星期二」,卻不小心誤寫成「星期三」,導致收訊方有看沒懂。遇到這類情況時,收訊方往往最終還是得親自再去與部門主管確認會議的日期及時間,而這樣一來一往只是浪費多方的時間,且也降低了整體部門的運作效率,非常不值得。

 

4.  休息時間打擾且沒禮貌

沒有人喜歡下班後被打擾,尤其是像我們這群重視「私人時間」的新一代職場人,因此如果兔子下班後有急事必須傳訊驚擾同事,那我訊息的開頭肯定是「非常抱歉,下班來擾」,並且會直接用分段落的方式把需要同事協助的項目一次寫完整,這樣對方閱讀完訊息後便能立即處理,已達到在最短時間內完成更上級主管的指示,並盡快奪回個人下班休息時間!最討厭的是遇到工作狂,自己愛留下加班或提早上班(外加很沒禮貌),可能上午八點不到就開始發訊息打擾你的寧靜早晨,而且訊息內容還是用「在嗎」或是「怎麼不回我ㄋ」開場,然後又不一次把事情講完,實在超靠北!

 

個人經驗總結 ]

那麼,以上就是本次分享的:公務訊息常見地雷,為何同事總是已讀不回?有可能問題出在你身上!

 

期許大家在職場中跟同事或主管之間傳送工作相關的訊息時都能夠更專業,也可避免犯下上述的公務訊息常見地雷,免得被不爽的同事已讀不回!哈哈!共勉之。

 

文末,謝謝有緣來此閱讀這篇文章的你,感謝你花時間讀完兔子的一派胡言,哈!

( 上方圖片擷取自網路 )

 

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謝謝大家!  


本文章發表於:觀點放送

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