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石頭哥

個性爽朗的科技業高階主管、大學教師(證字號14306?)一枚,也是3C亂敗教主。愛吃愛睡愛寫作,偶爾玩攝影,只可惜技術不精。有著奇怪體質--「生病時喝杯咖啡就會立刻好轉」的體質。

有效提升,你職場簡報「撰寫能力」


有效提升,你職場簡報的撰寫能力

每週五分鐘,掌握實務技巧,讓你從容應對職場事務!
【前言】
日安,我的朋友,我是石頭哥。昨天聽完儲備副理的專案簡報,頗有感慨的,因此今天特別提出來,讓我們一起來探討『好的簡報,要如何撰寫,才會比較好呢?』。

更何況,我們常說職場像是格鬥場,通往上面晉升的職缺,算是稀缺,人人有機會個個沒把握,那麼你想要出類拔萃,寫出一份好的簡報就顯得非常重要。

實用指數:★★★★
適合對象:準社會新鮮人,想學習如何撰寫一份好的簡報,特別是科技業的簡報。


【職場上,簡報有類別可歸納嗎?】
你意識到了嗎?在學校裡,你寫的報告,讀者是教授,他讀你的報告時,是有薪水拿的;在職場上,你的報告,老闆看了直搖頭,可以立馬退件要你重寫的。
因此,石頭哥彙整一些你心中的問題,逐一回答你。

問題一、職場上,簡報有沒有可以依循的類型?
在職場上,簡報可以歸類出底下幾種類別。同時,每一類別,傳遞的訊息是不一樣的,搞錯了再好的簡報也了然。
第一,專案類:寫出你的貢獻,呈現你的潛力;

第二,調查類:寫的是調查結果,呈現你實事求是的態度;

第三,提案類:寫的是提問,呈現你主動的思考方式;

第四,計劃類: 寫的是階段任務,呈現你的責任感。

簡報,是呈現你的價值
問題二、怎樣才是好的簡報?
坦白講,好的簡報沒有一致的標準答案。怎麼講呢?首先,我們拿溝通為例;溝通容易造成誤會,有兩大主因:其一是部門別,對事情看的面向不同,造成認知的差異;其次是組織層級,主管與部屬對事情看的高度不同的差異。同理,簡報也是面臨一模一樣的問題。

問題三、那麼我應該如何寫呢?
好的簡報必須吻合:
一、先從『作者邏輯』切換到『讀者邏輯』:越高層級,越遠離第一生產線,請寫概念、用量化數據代替『我認為』、『我估計』。

二、提供所有『必要資訊』:可以參考科技業常用的福特8D report撰寫方式;

三、先說結果、重點先講:第一部分,寫專案目的、願景;再往下,是效益...;如附圖照片所示。

【結論】
你,就是自己職涯的CEO總經理時間有限,沒空聽你表達你有多努力,結果卻是零的專案,因此先講目的、結果效益,再來文字簡潔陳述,對於冗長的失敗過程就免提了也就是說, 你的簡報每一頁都要對主管有價值的。

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石頭哥

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