追蹤

商僧文摘

金融、商業、顧問、職涯成長文摘

《某J管顧系列文 1》諮詢民工談如何畫好PPT 【Elite修煉之路】


某J:「不要急著畫Slide,顏值很可能是正義,但內容才是關鍵。

經常有人問我,要怎麼把PPT畫好。其實很可能我不是最有資格來說這些的人,但作為資深的PPT救火達人,還是想把自己的一點心得和大家分享。除了一些生硬的觀念溝通,我認為多看一些好的簡報是讓自己越畫越好的關鍵,但偏偏網路上這些資料不太容易取得。

以下的slide分別為自己在Cardo的Sharing、McKinsey Scholar的Case Study、香港城市大學當代企業案例研究、台大企業併購實務課程中所做,其實還是有很多地方可以做得更好,不過用作說明,應該足夠。

2019年7月 於牛津


想清楚之前,不要急著畫Slide。

那是我埃森哲老闆Y跟我說過讓我印象最深刻的一句話之一,也是我認為最重要的一個指導原則。

不要急著開始畫PPT的原因無他,因為PPT的目的是用來溝通(說服別人接受我們的看法、或把自己的主意推銷出去)。在想清楚要和自己的資訊使用者傳遞什麼訊息之前,就開始畫PPT只是事倍功半。

比如我剛上項目的時候,老闆要我畫一張slide展現通信技術的革新(2G->5G)與訊息量(KB->TB)暴增的關係,聽起來是很單純的任務,但作為我上工的第一張Slide,卻是極其失敗。乍聽之下很簡單,我也沒有多問就開始畫。老闆給我的反饋是,好醜阿。

細究背後的原因,很大一部分是源自於自己不知道怎麼畫一張有顧問感覺的Slide,也沒弄清楚這張Slide的Implication是什麼就急著動工。還好,從那之後,老闆Y手把手的帶我從紙上開始畫,把一頁slide切成四個模塊,再和我溝通Storyline的觀念,並且爬梳項目的邏輯。另一個帶我做這件事的人,是McKinsey的mentor Kevin,兩個人我至今都十分感謝。


何謂想清楚了?Ghost Deck是常見的方法

Ghost Deck說穿了就是先把PPT的Storyline (Heading)寫出來。寫完以後,再去把底下的空白(坑)給填滿。而這也可能是一個hypothesis testing的過程,因為在整理資料去support自己當初的猜想的時候,很可能會發現事實並非如此。但這樣先畫靶再射箭的作法,其實可以大幅提升效率,避免無的放矢。

以下是之前在研究香港零售企業759阿信屋時所做的ghost deck。Storyline寫好以後,把自己初步蒐集到的資料貼上來,列出額外需要的數據,然後再請別的組員去update。而這個過程不一定要在ppt上進行,畫在草稿紙上也可以。

Ghost Deck Example (1)

Ghost Deck Example (2)


何謂Storyline?就是具有Implication/So-what的heading

這是踏入諮詢業第一個讓我印象深刻的地方。以往在畫PPT的時候,總是把headline當成單純的標題。盡是寫一些比如:中國汽車市場銷量下跌、台灣可再生能源政策概況,這種很generic的東西。這些東西如果放在appendix,或是做為一個圖表的標題,其實沒什麼問題。但作為一個storyline,他沒什麼價值。

一個好的故事線,就是聽眾拿到那份簡報後,只要從頭翻到尾,只看storyline的部分就能知道你要說一個什麼樣的故事,而這也是consulting的PPT和我們以前在學校做PPT時最大的區別。

檢驗自己的storyline有沒有這個問題的方法很簡單,其實就是在寫完storyline的時候,不斷問自己so what?而這個so what是根據你的資訊使用者要知道什麼而定。上述的例子,或許可以改成,中國汽車銷量連續3季下跌,導致國內各大車廠加大海外市場拓產速度;台灣可再生能源政策轉彎,使得80%業者考慮退出競爭。有數據,有insight,如果可以,最好能再加上action,讀起來就不generic,就是一個對你的資訊使用者有用的message。

Story Line Example


整齊、格式一致只是基本,把數據、概念視覺化,讓使用者容易理解才是關鍵

為何很多簡報看起來都不專業?其實就只是很簡單的理由,沒有對齊、行距沒有固定、沒有明顯的Key message、配色凌亂、整張都是字。

解決的方式其實也很簡單,畫slide的時候,善用PowerPoint的對齊功能,上下對齊,左右對齊,再把PPT的格線功能打開,就可以確保每一頁的內容都落在相同的範圍。使用同一色系,這個在office裡面都有好幾個預設好的類別可以挑。

如果有好幾段話要說,可以用項目符號,盡量減少整段的敘述。最後,可以善用方框來排版(就是新增方塊,把背景改成透明這樣而已),把一頁PPT當成幾個模塊在用。至於要根據不同的數據特性使用不同的圖表呈現,已經有很多文章探討,統計課程也給了足夠的介紹,在此就不額外討論。

Visualize (1)

Visualize (2)

Visualize (3)

Visualize (4)


至於那些頁面設計、很fancy的圖表都可以透過工具完成。

比如我自己偷懶時候常用的iSlide tools,他是一個PPT的add-in,免費又超值,從PPT的template、icon的設計到版面配色都可以靠它完成。或是搜尋icon ppt,會找到一個Flaticon的網站,裡面有很多icon可以幫助你把很多抽象的概念圖像化。當初進顧問業前,看了很多人都說要會用ThinkCell,但我覺得ThinkCell巨難用,第一次點開那個軟件的時候,老闆Y轉過頭笑了一下,跟我說,這麼洋氣。他的整合性沒有excel、ppt做得好,而且大多都可以直接被Office內建的圖表功能取代。不過用任何工具都好,自己用的順手才重要。

以下幾張分別為直接套iSlide tools的模板,改動了背景圖片、以及使用PowerPoint 內建的Ideas。

 

Tools (1)

Tools (2)

Tools (3)


不是好看的PPT就是好PPT,幾個常見的PPT誤區

雖然在顏值正義的時代,好看的東西往往不太會挨罵,但PPT作為一種溝通工具,Storyline、insights、前後邏輯一致,才是創造價值的核心關鍵。

幾個常見的錯誤,Storyline和Supporting的資訊不相干、沒有標示清楚的資料來源、沒有加上圖表標題、沒有放上數字單位、Key message傳達的不清楚。不要小看這些問題,諮詢顧問收費昂貴,也可能在客戶公司導致權力鬥爭,一點小錯誤,都有可能被拿出來放大檢視,雞蛋裡硬是要挑一些骨頭。就算不影響分析結果,也可能讓其他9成9正確的內容可信度大打折扣。

Mistake

像這張台灣電信運營商的slide,就沒有呼應different revenue portfolio這件事。(這個配色有點熟悉?對的,那時候參加McKinsey Program,把Accenture以前的配色拿去麥肯錫的顧問面前報告,還能被稱讚,讓我心裡暗爽了很久。即便我在埃森哲期間也沒真的用過這個配色。)

然而我們經常看到別人報告的PPT其實是長這樣…

 


別把PPT當成演講稿複製貼上應該是基本,但很多教授上課時還是這樣。

不要學就是了。關於這個沒什麼好說的。如果真的想提醒自己,PPT下方有演講稿的功能,可以善用。


要能夠斷捨離,沒用的slide或資訊要果決的砍掉。

經常碰到這樣的情況,明明這些資訊沒有用,但可能是別人或自己辛苦做了一整晚的嘔心瀝血,就還是硬放上去了。你的努力不會因為這樣被appreciate,反而會讓你的簡報喪失焦點。如果真的有相關而且很想放,就放在Appendix當成backup的slide,沒人會怪你的。


善用總結,整理Key Takeaway,幫助讀者總結。

至於要不要像顧問很常說的,conclusion first,我覺得倒也未必。如果是時間寶貴的聽眾,我認為在簡報的一開始放上結論是很有效率的一件事,但未必每個資訊使用者都認同。但是在簡報的最後,加上一個總結,倒是可以快速地幫你的聽眾recap你這場演講的重點。(聽眾的專注力還有資訊理解能力可能沒有你想像的好)

Key Takeaways


了解誰是你的聽眾,調整PPT的資訊量

這個也是我在Accenture學到的寶貴經驗之一。剛開始上的第一個項目,是一個挺先進的中國民營企業,因此每張Slide的信息量都十分豐富。後來,上了一個能源國企的案子,項目經理就特別交代,簡報要越容易懂越好,用詞要越直白越好,因為客戶的理解能力不同。還是回到剛剛說的,PPT的功能是溝通,選擇適合的語言進行溝通,才能事半功倍。

這個例子也可以在一些新產品發表會上體現,其實PPT需要的資訊量還是根據觀眾是誰而定。剛入行的時候,我曾問過項目經理Y,為什麼顧問的PPT總是一堆字。他跟我說,那是因為PPT幾乎是我們唯一交付給客戶的產品。所以當客戶之後要把我們提的策略落地(姑且不論能不能落地)的時候,就要把我們的deck拿出來看,客戶很可能已經忘了當時的細節,因此上面的信息量要非常詳盡。


要畫好PPT不代表要花無止盡的時間,把握80/20法則

講了一堆細節跟技巧,最後還是要提一下,PPT說到底只是溝通的工具,關鍵還是你要溝通什麼,如何溝通。很多時候白天在客戶那裡on-site開會,真的開始畫slide的時候已經是下午或晚上了。實在沒那麼多心力把每一條規則都做到,這時候仍應該以大局為重,先把核心內容完成,有多餘的心力再來好好展現professional的一面。當然,如果平常畫deck的時候就能養成這些習慣,自然沒這個問題。


不只適用Power Point: 好的文件命名習慣

這個也是我在諮詢業學到的好的工作習慣之一。每次做好一個新的版本的檔案以後,就改一次版本編號。畢竟當很多人一起做一個檔案,最後要統合的時候,很常因為檔名相同,而被覆蓋掉。


結語: 我對你的期待,就是你畫出來的東西,我能看都不看就直接寄給客戶

這是在深圳上項目的時候,Accenture 項目經理Y有一天在飯店裡跟我說的。當下的直覺反應是,有沒有搞錯,區區一個PTA。但事後想想,仍是十分感動,畢竟這代表著自己的潛力受到期待,後來,在我上項目的第三個禮拜,還真實現了。此後,這句話就成為我做slide時的最高指導原則,也是往後對自己的最低標準。

很多時候,組員總會跟我說,就一個學校報告,幹嘛這麼認真。但我總相信,每次做這些研究的機會,只要願意多用心一點,長期累積下來,會意外收穫很多帶著走的能力,就像羅振宇在跨年演講裡提到的,苟且紅利。其實Desktop Research沒什麼高深的技巧,要用到的也就平時的這些累積。

(另一句讓我至今印象深刻的話,是發生在一個又要加班的星期六午後,在深圳喜來登的行政酒廊裡,一片大片的落地窗前,他拍拍我的肩膀,溫暖的跟我說Welcome to hell。當然,那又是後話了。)


【系列文章】

《某J管顧系列文 1》諮詢民工談如何畫好PPT
《某J管顧系列文 2》如何做好案頭研究 (Desktop research)
《某J管顧系列文 3》顧問如何加速決策的進行?讀BCG假說思考
《某J管顧系列文 4》管理顧問如何執行專案?談焦點訪談 (Focus Group)
《某J管顧系列文 5》什麼是真正的問題? 讀BCG論點思考
《某J管顧系列文 6》何謂Insight? 讀BCG策略思考
《某J管顧系列文 7》管理顧問如何執行專案? 談專家訪談
《某J管顧系列文 8》完结篇:管理顧問如何解決陌生問題


商僧文摘

國立台灣大學 財務金融系

追蹤 226 鼓勵作者

金融、商業、顧問、職涯成長文摘

鼓勵作者

目前持有 Blink Coin: Loading..

選擇禮物


愛心

(Coin 10)

幫高調

(Coin 20)

咖啡

(Coin 30)

掌聲鼓勵

(Coin 40)

崇拜眼神

(Coin 50)

驚呆了

(Coin 60)

神人4ni

(Coin 70)

花束

(Coin 100)

鑽石

(Coin 300)

紅寶石

(Coin 500)

藍寶石

(Coin 1000)

黃寶石

(Coin 3000)


送出鼓勵



發表匿名文章不會出現你的大頭圖與名稱,你可暢所欲言,但文章內容務必遵守「佈告欄使用規範」!


回應

送出回應


10 則回應

匿名

2020-06-03 23:15 #1

Nice sharing of Consulting Deck, Useful!

0

匿名

2020-06-04 22:03 #2

鼓勵了作者

0

匿名

2020-06-16 13:02 #3

鼓勵了作者

0

高冷男

2020-06-16 23:19 #4

這個超強ㄟ~

0

匿名

2020-06-16 23:20 #5

Nice

0

匿名

2020-06-18 14:31 #6

鼓勵了作者

0

匿名

2020-06-18 14:38 #7

鼓勵了作者

0

匿名

2020-06-18 14:43 #8

鼓勵了作者

0

匿名

2020-06-18 14:48 #9

鼓勵了作者

0

匿名

2020-07-22 15:55 #10

鼓勵了作者

0

想回應這篇文章嗎?也想發表文章嗎?
馬上登入來發表文章、追蹤作者、收藏文章或回應文章吧!

註冊 登入