在職場上，除了同事外，最長需要溝通的，就是你的主管們，尤其是面對主管，主管們在想什麼、要什麼，應該是很多上班族最想知道的吧！

很多職場上，不管是我之前在外商銀行，會有每週部門開會，更有每個月的MA彙報，在外商管理顧問，常常是每天或是開會後，都需要會報或是整理當天完成的進度，到現在，自己帶實習生，也是力行每週開會討論。

之前有寫過兩篇文章：

#初出社會 1 #向上管理，有些小地方要注意！

#初出社會 3 主管們沒有你想像的笨！挑戰他前，先回答好他給的任務/問題！

上述文章都有提到面對主管、向上管理的一些看法與經驗；這次文章想要針對進度簡報、會報的簡報方式跟大家分享，提供給大家進入職場時，要跟主管會報時參考：

1. 做好功課：用數字做為根據

出社會最大的不同，就是什麼都要看數字！因為在業界，數字是最直接表現出每個專案成績的方式，也是很多主管們考量事情的主要依據。

在會報時，記得要把用數字說故事，與其說「這次行銷專案很成功」，學著說「這次行銷專案，臉書轉分享1萬次、參與活動人數約10萬人，創造100萬元的訂單」

數據的來源，可以有以下：

A. 公司內部的資料，歷史資訊、專案產生的資訊

B. 業界的其他案例數字，例如不同產業有類似的活動方式，創造了xxx 的流量

C. 業界報告、協會/工會報告年鑑、政府數字、碩士論文：有些比較專業，可以透過以上這幾種方式，找到相關數字來輔佐，當初在管理顧問工作，很常找年鑑跟碩士論文，發現寶庫的感覺！

2. 做好功課：案例作為驗證或參考

有些提案或建議，因為年齡差別、背景環境的不同，你想像的方式，跟主管們想像的是不同的！之前在外商，觀察很多時候，開會時爭論的點，其實都是溝通上的誤會、不同的想像，視覺化後，發現就沒什麼好吵的了！

每個提案、想法，不會憑空出現，通常都會有些靈感來源，所以可以將這些靈感展現，或是，在做功課時，發現有競爭者、產業相關業者也有類似的應用，也可以列出來，這樣更有說服力！

對於主管們，或是大部分的企業管理，基本上都還是風險規避，所以從0開始，會擔心，但若可以展現，其實有相關應用時，他們會覺得有所參考，風險上不是那麼高，比較願意採用。

3. 建議的內容，務實、有實際執行的可能，甚至視覺化

在職場上，每次的開會，都是在解決特定的問題，或是確認最新進度，而確認最新進度，一來是方便主管們做其他決策，甚至是方便其他問題上的解決，不再是像比賽，炫耀數字或是model ，因為你的報告內容，都會影響專案、企業走向。

所以記得，報告最後，建議的內容，要有實際可行性，甚至，你可以先設想，若真的執行，可以有怎樣的執行方式，若有相關圖片，可以嘗試將它視覺化。

這樣的方式，對主管們來說，你有做足夠的功課，二來有詳細的東西，通常更具說服力，因為看起來可行性更高，你的建議或提案更容易過。

4. 站在公司的角度思考，為公司好！長期思考！

觀察很多企業內爬很快的主管們，能力都很強外，他們在工作當下，都是很為公司著想，不是說要為企業做牛做馬，而是，當你心態不同，表達的方式與努力的方向就會不同。

像是簡報，不該只是賣弄數字或是交差，若你可以拉長以公司的角度思考，會幫助你思考更深，發現更多！你講的東西，會更容易讓主管們認同！

5. 簡報報告方式，先秀出重點數字，再講自己的分析結論，其他資訊，放在Appendix

努力做簡報的大家，一定都是先看完所有的資料與數字，所以很容易出現一個狀況，你會針對自己想要講的東西提供數字而已，或是說，你只秀出結論文字，但沒了數字。

所以建議，簡報中，一定要列出相關重要數字、圖表，然後再針對這些數字圖表，說你的分析內容與結論。

主要是因為，數字是死的，但有時候解釋、分析方式是活的，所以很有經驗的主管前輩們，他們有時會發現數字背後其他含義，這樣呈現，就不會有之後，彼此互扯後腿，說沒有看到真實面的狀況。

同時有數字基本理解後，你在說明與分析時，他們會更快理解，跟得上你的分析內容。

至於有一些想補充的，但不是特別重要，可以先做好放在資料後面，如果主管們有不清楚的，都可以在分享並解說，但不用一開始，就把所有東西丟給主管們看，而是只要報告你消化過，且覺得重要的資訊即可。

資料準備很多、秀很多圖表、秀很多數字、做很多簡報，只要沒有講到主管們想聽的，一樣不會加分的！

若要表現詳細的數字資料/model ，附上連結，有需要再打開

大部分會議，會只看你準備的圖表即可，但是有些比較屬於部門內或是跟主管1on1 的開會，會希望看你的raw data ，甚至是你的model ，這時候，記得在簡報中，memo 的地方，可以貼上相關連結或檔案名，若真的有需求，可以馬上找到，表現出專業。

6. 順好簡報邏輯，清楚每一頁的簡報內容

整份簡報，可能有很多事情要討論，但是討論的順序、內容的補充方式等，就很考驗整份簡報的流暢度，雖然不需要到寫作文般的起承轉合，但至少，可以有邏輯得順下來，storyline 簡報結構很重要。

比較差的簡報，就是會上跳下跳，相關的資料，卻分很遠，要討論到特定資料，發現沒放圖表，還要開raw data 。

7. 總結你接下來要做的事情

每個簡報，都需要幫忙整理，所以在這個會議結束後，你要開始做哪些事情？畢竟報告過程中，內容很多，透過重新整理，待做的事項、未來要follow up （追蹤）的事項，可以跟主管們確認，是不是有達到共識！避免未來做了，結果做錯方向，就事都做白工了。

8. 自我懂得follow up ，確定好相關窗口

開完會，常常很多事情代做，除了確認自己要做的事情，也把一些當下開會尚未討論結束、尚未確認的事項列下來，然後確認窗口，若開會當下可以做到的事情，一定要先做，或至少記下來，不然時間一久，就會忽略，到時候主觀追進度，被發現，是很扣分的。

9. 準備過程中，需要確認方向，一定要事先問

簡報最害怕的就是，一開始的方向錯了，這時候準備再多，都是白費的！

所以，若是在準備時，發現有些動機、目標不清楚，一定要先跟主管們確認，問題盡量簡化到，一封email ，回覆對錯、是否，或是選擇題就可以。

以上是建議的做法，無法全部完成，至少以下有幾個NG內容可以避免！

NG簡報方式：

1. 「我知道」，但沒做：曾經開會時，問說「這份文件怎麼沒有xx 數字」，聽到有人回「喔，我知道，但我手上沒有」，其實這在業界是相當不專業，一來，為什麼沒準備好，可以講得如此理所當然？一點歉意或改善的感覺都沒有？二來，手上沒有，但你也沒有問我，也沒有問其他夥伴，別人有，你沒有，就是你沒做足功課，在為自己的疏忽與懶惰找藉口罷了。

2. 不認錯，很多原因與藉口：基本上，當你出錯時，任後原因理由都只是藉口，不是主管們每個人都很壞、不通情理，而是，當你已經出社會，就該對自己負責，你的疏忽可能導致損失，這些損失也是既定，再多的解釋也於事無補。認錯從來不丟臉，認知到疏失，才有機會進步與改善。

3. 一直強調自己很努力：出社會後，請認清楚這個社會的競爭與現實，一切的努力，其實主管們不在意，他只在意成果，當你的工作有創造出效益，那你的努力很值得嘉勉，但失敗，其實很直接來說，就是白費工。

加上，若是在外商，重視效率的文化，你很多努力卻沒有對等的效益與成績，其實很常會被認為，你做事沒效率、是個雷同事。

4. 沒有自己的想法：提供很多資料，但卻沒有自己的分析內容，簡報與其說是分析報告、進度報告，比較像是各種資料的整理而已，若你定位自己是整理資料者，那你的發展有限，若期待自己在職場上發光發熱，記得要說出自己的想法、要做功課。

5. 用問問題掩蓋自己的懶惰：在簡報時，針對討論內容，確定相關事項是正確的，只是我有觀察，有些人以為，問很多問題，代表自己思考很多、很認真，但老實說，在職場上久了的人，很清楚你只是想偷懶，一來，有問題為什麼沒有事先自己思考、找答案，再者，這些問題可以事先確認，為何要等到會議中？浪費彼此的時間？

6. 簡報不是分析結論，只是自我感想分享：當你都做準備，收集資料、分析數字，就試著透過這些數字來分析與說明，若你發現你的提案或是結論，基本上沒有數字都無關，都是個人主觀的看法，除非這是在討論設計、價值觀等主觀判定的事情，不然這樣開會就無意義，只是浪費彼此的時間聊聊而已。

職場上，有能力的人就有機會脫穎而出，不管是面對主管或是面對同事們，簡報、開會要有效率，就是學會尊重彼此的時間，都做好最好的準備。

只要你做好以上所說的，相信你不用強調努力，其他人也都可以感受到的！

(圖片來源)

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涵寶寶

台灣大學 國際企業學系

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