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【優化法則.提升工作效率の聰明公式】聰明工作,時間要花在有意義的地方!


書名:優化法則.提升工作效率の聰明公式:檔案遺失+記錯時間+遲交報告+開會遲到+傳達不實+記錄有誤,160種工作常見失誤全速退散!

ミスよけ大全―失敗を予防するちょっとした仕組み160

作者: 中島孝志

推薦指數:★★★✩✩
推薦點:這一本書裡面的情境,相信很多上班族們都會很有感,很有機會都遭遇過!在書中,直接提供你,作者自己經驗的解決方式,讓大家在職場上都可以越來越有影響力,做事更有效率!有些秘訣,我自己認為,學生時,也很好用!

 

(謝謝漢湘文化的試閱邀請)

 

這本書,比較是綜合方面的分享,例如針對時間管理,會有幾個小秘訣,面對交流溝通、記筆記等也有聰明公式,但是書中的內容都是比較技術性、高職刑度的建議,可是針對整個更詳細的心法,可能就要根據各個主題閱讀其他書喔!

 

以下是我個人最喜歡的幾個聰明公式,跟大家分享:

 

 

聰明公式35:「為了忘記」而備忘

我若是沒有記錄下來,都會容易焦慮,因為焦慮著怕忘記,所以我都會隨時帶著筆記本,有什麼想法、或是待做事項,想到就記錄下來,若是不方便用手寫,就會用手機紀錄!我喜歡寫備忘錄或是方格子的筆記本,是因為有時候你想的是一個計畫、或是一系列的內容,這時候可以視覺化、畫圖表,更容易紀錄,隨時都可以再增加或畫掉。

 

聰明公式62:一開始就夾帶「要傳送的資料」

這真的超容易犯的錯!寫完email 卻忘記本來要夾帶的文件或資料!改變一下順序,先夾帶在寫email 內容,真的大大降低這樣的烏龍!尤其是求職時,忘記夾帶自己的履歷,會讓對方人資觀感不太好!

 

聰明公式68:優先處理「重要度高」的工作

緊急但不重要 vs. 重要但不緊急,我們很容易選擇緊急的,可能因為一直被催,所以會希望先解決,減少外在壓力,但是,很容易緊急但不重要的事情,很煩瑣,我們處理完,就會想放鬆了,而導致於重要不緊急的事件常常被忽略,所以我自己也都會要求自己,拉長來看,重要的事情先處理好!

 

聰明公式106:「事實」和「意見」分別傳達

這是報告時很重要的!我們常常會一開始,就表達了我們的想法與意見,但是,這都有個前提,那就是你的意見是正確的,但是通常我們報告的對象,是我們的主管,他們可能比我們更有經驗,與其我們直接給出我們的意見,不如先表達出你整理與分析的數據,最後再分享,你從中觀察出來的想法,這樣討論會更有效率!

 

聰明公式109:寫出壓力來源

可見化,真的對於舒緩焦慮很有幫助!很多時候,焦慮來自於,所有的不確定性,但是當你一一列出來,可以解決的,就解決、消掉,不能解決的,也告訴自己,即使在腦袋中多想,也不會有幫助,那就把他從腦袋中消掉吧!

我們腦袋中要記得東西太多了,把它寫下來有一個好處,你不用空想,你知道它已經被記錄了,可以從你腦袋的暫存記憶空間中先移開了!

 

聰明公式122:以「口頭+書面」雙重確認

只要工作後,這真的很重要!口頭方便討論,但是,不要太相信人心與別人/自己的記憶,這時候,書面紀錄很重要,同時,這也是防止雷同事甚至雷廠商,事後讓你背黑鍋的很好方式!討論後,然後紀錄,再將它email 給對方,盡到告知與同步資訊的義務後,接下來要怪罪,都有相關證據可以保護自己了!

 

透過書中的一些提醒與秘訣,反思生活,進行一些修正,進而提高辦公效率,讓自己的時間與精神,可以花費在更多有意義的地方!

 


本文章發表於:書籍

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台灣大學 國際企業學系

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