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涵寶寶

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請別人幫忙寫推薦信或是協助Reference Check,你應該要做好5件事


隨著實習生陸續畢業,幫不少實習生做Reference Check (延伸閱讀:在Reference Check(資歷查核) 之前,你就應該要準備好的心態! ),也曾經幫忙實習生在國外要轉系時寫推薦信,也幫過幾位實習生申請國內與國外的研究所寫推薦信,自己也在大學期間,也曾經為了申請學程、國外課程還有找工作,請教授幫忙寫推薦信與協助reference check,而現在從不一樣的角色看這段經驗,也看了不同的信件內容,統整一下,建議若你有這個需求時,可以怎麼做更好:

 

 

1. 附上你最新的履歷

你會找特定的主管或是老師幫忙寫推薦信或是幫忙做reference check(以下都簡稱:寫推薦信) ,都是有一定熟識成度,但是因為工作上,接觸的事情多,有時候無法確定你當初做的事情與成績確切是什麼。

所以建議,你一定要把你最新的履歷附上,這樣讓對方可以知道,在你的履歷上面對這個經驗,你會強調的成績、事蹟有哪些,方便對方下筆。

甚至,你可以將當初做的一些成績,或是報告,可以提供給對方參考,幫助對方喚回記憶,這樣對方在寫推薦信時,可以提供更精準的事蹟與相關數字,甚至若當初你做的企劃,後來的確有執行,我自己都會把這樣的影響力加上去,讓同學們的經驗看起來更豐富。

 

2. 寫出申請的目的與對象

簡單敘述為什麼需要找對方寫這一封推薦信,你將用來申請什麼組織或是工作或是研究所。

一來,透過這樣的敘述,可以帶出,你近來的狀況,因為大部分的情境,都是很久不見得同學突然來信需要幫忙寫推薦信,所以可能一段時間沒聯絡,我們也會想知道,你最近過得好不好?就像是朋友一樣;二來是,這樣可以帶出你申請的動機,這也會有助於寫推薦信的人或是幫忙做reference check 的人,在被問問題時,回答的內容跟你自己回答的內容比較一致,說故事說明時也會更有說服力。

 

3. 簡單說明,希望透過對方加強的特質與能力是什麼

每一份申請,通常會請2位推薦人,而因為每一份文件,包含了履歷跟其他SOP或是Essay(論文)、cover letter 或自傳等都是很重要的武器,所以面對申請時,應該把這些文件當作全面性的策略規劃,例如,履歷上有一個特點,只是帶到,但是無法特別強調,可以透過推薦信,將這特點再放大一點。

所以我自己通常都會詢問同學,你希望我在這一份推薦信中,加強哪一部分的能力或是特質呢?若是你自己的Essay 或自傳中,已經提及很多創意創業等經驗,我可以加強數字分析或是行銷觀察的撰寫。

甚至有時候,你可以自己先以對方的口吻,試寫一份推薦信,這樣的好處是,更明白你希望對方寫的方向,若他真的真的太忙,或是你的申請期限比較急,他不需要從頭開始撰寫,而是直接編輯你的文件,完成整份推薦信。

 

4. 列出你希望對方完成的時間期限

每一個申請都有期限,記得務必提醒對方,不然對方不小心錯過了,影響到的就是自己了!

若擔心對方遲交,可以自行將期限往前移一點,可以說,這樣他若錯過你定的時間,你還有機會提醒他,而不是直接就錯過死線無法繳交。

 

5. 不管結果好壞,都寄封信跟對方道謝

願意幫忙寫推薦信的,基本上都是相信你是個人才,真心願意幫助你的人,畢竟要寫得好,那都是需要花腦力跟時間的事情,我自己每次寫完,都會擔心,不知道有沒有幫到同學!所以這時候,若是有結果的消息,跟對方說一聲,這樣也避免對方一顆心懸在那。

再加上,你可能未來還有其他地方需要他幫忙,能夠維持好關係也很好!

 

=========

以下提供一個簡單的範本,若你真的沒有頭緒,可以參考:

Hi xxx / xxx 稱謂 您好, 

 
我是 xxx,好久不見,希望您近來一切順利!
 
我預計 ______ (時間點)要申請________ (你要申請的職缺或是學程/研究所名稱),想要詢問您是否願意擔任我的其中一位推薦人?
 
我在 xxxx 年(這個時間為你們斷掉聯繫後的時間,通常是工作/實習合作結束的時間)後,參加/擔任 ________(公司名與職缺名),負責_______(你的主要供做內容);而在這段時間,因為______(你的動幾,利如:因為工作原因接觸到特定的工具、趨勢、或是挑戰等),所以讓我進一步思考,參加/申請(你要申請的職缺或是學程/研究所名稱),來加強/提高_______(特定能力或知識等)。
 
而當初在____(你跟對方合作的地方,公司部門名或是學校名稱),完成了____(你當初完成的工作或是研究內容等),學習到____(近可能是跟這一次的申請是相關的領域),相信這樣寶貴的經驗,可以幫助我申請到理想的 工作/學校/計畫。
 
我目前預計申請_____(列出你的目標單位或是組織/學校名/公司名等),申請的截止日為____(列出一段時間)。
 
 
 
我先附上我目前的履歷作為您的參考,若您願意的話,我預計可以在____(時間點)完成____(SOP/ Essay/ 申請表等內容),供您參考;若需要,我也可以將推薦信草稿您好,方便您編輯,到時候再煩請您____(看最後繳交的方式,例如:將推薦信回寄給我,或是到申請網站上傳,或是紙本寄出等)。
 
期待您的回覆,非常謝謝您!
 
 

(署名)

 

 

圖片來源


本文章發表於:學長姐

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涵寶寶

台灣大學 國際企業學系

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3 則回應

石頭哥

2019-04-25 #2

很棒的分享,容我再補充兩三點。不好意思!

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Blink 小幫手

2019-05-01 #3

小幫手提醒:#大學生找實習/工作 【求職大補帖】 裡面有提到您的這篇文章喔!!

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