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【5分鐘找回高效能】如何在短短一週內,做完他人需要一個月才能完成的事?


 

下了班的你,搭著捷運,心裡卻沒有放鬆的感覺。回到家,準備休息,但想到還有一堆事沒做,就感到心煩意亂。忽然想想自己的生活,才發現自己好久沒有享受工作之外的生活,因為總是被永無止盡的死線,及突如其來的緊急任務追著跑?

得了「加班」這種職業病,嚴重到下班時總是懷疑人生?其實你不是天生就沒有效能,而是被太多外務打亂屬於自己的工作節奏!《從此不加班的IPO工作術》提供了幾個方法,讓我們一起治癒「加班」這種病,找回自自己的高效能!

(首圖來源:Photo by Matt Ragland on Unsplash

我們不該把重點放在如何提升效率,而是應該想想,為什麼效率這麼低?先來談談IPO這個概念。

所有的工作不外乎都是以IPO組成的,IPO的概念是從IBM首席顧問清水久三子的著作《從此不加班的IPO工作術》中所提出的。
從此不加班的IPO工作術(圖片來源:博客來

I是input:是工作開始前輸入的過程,也是釐清什麼「必須做」,什麼「不必做」的準備階段。

P是process:是把資訊與想法具體化的階段,也是工作從無到有執行的過程。

O是output:是工作結束後的成效。

而我們很常覺得工作不順暢,工作做不完,可以先從IPO開始思考自己是在哪個地方卡關了。

找出問題所在,並對症下藥,不用刻意逼自己,你就能找回屬於你的高效能工作狀態。

今天我們跟大家介紹工作的前兩個階段input和process卡關時該怎麼辦。

Input 卡關:用「選擇力」篩選真正該做的事情

導致你input卡關的原因是什麼呢?大多是不懂得安排工作內容的優先順序。

時間管裡的四象限,我們都不陌生。其中第一象限重要且緊急的「救火事件」;以及第二象限重要卻不緊急的「規劃事件」是我們最常在工作上處理的。

時間管裡四象限:依其特質分成救火、規劃、瑣事、白日夢(圖片來源:知乎
如果你覺得你總是在處理第一類的救火事件,那大多是第二類的規劃事件沒做好。

懂得在事前規劃好真正重要的事情,便不會那麼輕易地被救火事件打亂工作節奏;事實上,在工作上表現越好的人,越專注於行程安排。

安排行程第1步:把所有事列下來,不分公私。

Photo by Glenn Carstens-Peters on Unsplash
若我們無法掌握自己生活的「全貌」,便很容易對未規劃但確實存在的事件揮之不去,擾亂我們的思緒。

這種現象在心理學稱「蔡格尼效應」,指人類天生具備有始有終的驅動力,因此對於未完成的工作和會盤旋在心中,唯有等到工作完成,心裡不斷提醒的狀況才會停止。

除此之外,生活中不是只有工作,若只安排工作,很容易忽略私人生活的時間。因此,安排行程時,同時瀏覽所有公事、私事之後再行安排。

 

安排行程第2步: 重要的工作要以「月」為單位安排。

這裡所提到的重要工作,就是剛剛提到的第二類規劃事件。

Photo by rawpixel on Unsplash

重要工作通常都需要超過一週的時間來進行,因此不像救火事件來的突然又有時效性。

以月為單位來規劃,便可以安排重要工作開始與結束的時間,並按照自己的步調完成它。

事實上,很多救火事件,往往是重要工作沒有妥善規劃後的結果,所以大部分是可以避免的。

了解重要工作開始的始末,就能輕鬆應付突如其來的任務,也能輕易達到高效能工作喔!

 

安排行程第3步: 週計畫是工作與生活的關鍵

了解自己這個月及下個月的行程全貌,才可以將這些大型工作落實到每一週、每一天。

Photo by Jazmin Quaynor on Unsplash

先把既有的活動排進週計畫裡,接下來,一邊確認月計畫上各大重要工作的截止期限,一邊將它們分解成數小時之內可完成的工作任務。

清水久三子提到,他是以一天工作6小時,在安排一週行程;因為排滿一天8小時,很容易超出負荷,而且不易應付突如其來的救火事件。

規劃週計畫,就像是在設計自己的生活,設計出自己理想的生活,及達到高效能工作就從週計畫開始。

Process卡關:用「處理力」處理所有分心元素

不妨回想一下,每天工作時,你多久檢查一次E-MAIL,一次開了幾個分頁,是否同時在回覆訊息,又同時查看工作事項?

我們都知道訊息、郵件、通知,時不時查看社群媒體等等,都會干擾自己進入高效能工作狀態;但我們卻很少下定決心地在工作時,完全將自己與分心的事物阻隔開來。

研究顯示,只要從工作中抽離出來,再重新進入專心狀態需要25分鐘,因此我們應該有意識地打造無干擾的獨立工作空間。

1. 打造自己的私人「空間」

從物理上阻隔外界干擾開始,找到讓自己安靜工作的空間開始。

研究調查出蜂巢式辦公室和彈性辦公室,最能製造安靜且獨立的工作空間。

蜂巢式辦公室保有獨立空間(圖片來源:YouTube

蜂巢辦公室,是辦公室各自獨立、互不打擾;而彈性辦公室,是不指定座位且有大量私人獨處的空間,設計強調在開放式工作空間中加入多樣化的人性空間,包括安靜、低干擾的房間,讓那些需要安靜的員工有較私密的工作環境,又同時保有開放的討論空間。

2. 打造自己的私人「時間」

雖然工作空間很重要,但相對來說是比較不可控因素,不過自己的私人時間,搭配我們上面所提到的行程安排法,就是我們能夠完全掌握的。

想想看每週你需要花多少時間獨立完成一項任務,把這些私人時間計算出來,列在行程表之中,確實執行。

Photo by Avi Richards on Unsplash

而這段時間頁要確實關閉所有來自外界的干擾,不管是手機訊息,或與工作無關的分頁。

一個人的工作時間推薦可以用番茄工作法,來提高效能。(延伸閱讀:【讓大腦正確休息】總是越睡越累?你需要一場休息革命!

事實上,想要在一週內完成一個月的工作,是沒有任何捷徑的,但透過以上方法,發現自己在哪些地方卡關,而導致低效率及永無止盡的加班循環,才是真正治本的做法。

高效能工作,是要靠自己找回來的!

 
 
       
 

 


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