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鄭祐銓(Richard)

財經資訊產業新手PM,希望和大家分享PM有趣的工作內容。

[PM工作心得] 接受任務指派的四階段


「能完成主管所指派的任務」是每個職場工作者都希望也必須達到的目標。

但如何順利完成任務,會根據你的熟悉程度而有不同作法。

《努力,不如用對力》一書提到,我們在面對主管指派下來的任務時,可以分成以下四種階段:

#1第一次接觸時

如果是面對從未接觸過的任務,可以請主管或是前輩帶著自己一個步驟一個步驟做。

這樣做雖然花時間,但可以快速提升自己的做事經驗值,減少後續犯錯的情況發生。

不過,雖然書上這麼說,但我自己在實際面對第一次接觸的任務時,還是不敢請主管一步一步帶著自己做,因為我會怕「主管覺得自己很笨」或是「主管覺得怎麼連這種事都要我教」之類的,所以即便有疑惑也會不敢說。

但和主管相處久後發現,當我面對一個新的任務時,勇敢發問並不會讓主管覺得不開心,因為主管知道我是一個新人,所以主管可以接受我有地方不懂,他也會願意教我怎麼做,反而是明明不懂卻為了怕被罵而裝懂,實際做了才發現和他想的不一樣,會讓主管更生氣。

#2有過經驗稍微習慣時

當同類型的任務作到第二第三次已經慢慢上手時,在收到指令之後,就不需要和主管一個步驟一個步驟確認。

但作者建議,因為我們的經驗還是不夠,所以在接受任務指派時,可以和主管「口頭確認」執行的重點,讓主管知道我們對於此項任務的理解,如果有不相同的地方,也可以提前確認。

#3能做到某種程度但還有些不安時

到了第三個階段,比上一個階段又更有經驗了,但還是對於自己能否完成沒有完全的自信。

這時你可以在做到一個段落時,主動地向主管提出「因為這裡是重點,希望請您先過目目前的進度」,讓主管提前檢查,如果有誤也可以及時修正。

#4有足夠的經驗可以完成工作

最後一個也是大家都希望達成的階段,是當你收到任務的時候,可以放心地和主管說「沒問題」,甚至可以做到比主管要求得更好。

當能夠達成這種程度時,主管也對你有了足夠的信心,能夠給予愈來愈高難度的工作。

整理到這裡我自己覺得,雖然這四個階段看似是個連續的光譜,但其實第二和第三階段所運用到的「口頭確認重點」以及「確認半成品」,可以運用在所有的任務指派

對主管來說,「口頭確認」能讓他理解自己的命令有沒有被部屬正確吸收;「確認半成品」也可以減少到最後才發現錯誤而來不及修正的情況發生,因此我認為,身為部屬的我們在面對任務指派時,都可以以這兩種方式進行。(不過如果已經很有經驗,對於任務駕輕就熟,再去報告半成品,我覺得就有點浪費彼此時間了)

最後補充,雖然這本書介紹的是部屬如何接受任務指派,但其實反過來看,也可以看成「主管如何分派任務」,根據部屬的了解程度,也可以有不同的操作方式。

如果對於本書有興趣,也可以點選以下連結前往購買>>http://bit.ly/2PwMJ3T

 

我寫過的幾篇文章:

>>[PM工作心得] 定期覆盤,從過去的錯誤中學習

>>[PM工作心得] 事情愈多愈應該花時間整理文件

>>[PM工作心得] PM不該只是傳聲筒

 

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匿名

2018-11-14 #1

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匿名

2018-11-15 #2

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