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侯智薰 (Raymond)

任性的九零後,ENFJ,生活充滿非典型,理性的樂觀主義者

如何與主管合作溝通與提交任務?七點向上管理,讓你成為有價值的員工!


埋頭苦幹,卻得不到主管青睞?
公司主管花錢並不是買你的業績?
如何用產品思維提交任務?
懂得向上管理,成為有價值的員工

 

馬雲說:「三十歲前找個好老闆,以及相對小的公司。」
很慶幸地,我現在正在這樣的路上。這是我的主管-KM。

 

加入 JANDI 也快要一年了,
雖然我遇到了一位非常好的主管,
願意溝通,主動性高,根本是以身作「責」的最佳榜樣,
但我多半時間都是遠距離工作,
因此如何與主管協作、溝通、回報,是遠距工作最關鍵的項目。

 

除了歸納自己的經驗,
這一年下來也聽了許多不同產業朋友的故事,
有朋友明明埋頭苦幹,卻得不到主管青睞?
也有朋友,遇到突發問題馬上解決,卻常被主管誤會臭罵一頓?
到底該怎麼跟主管協作?
你必須先瞭解主管在意什麼。

 

最後歸納出了這七點,與主管/上司/老闆協作的向上管理方法,
分享給大家!希望對你有所幫助!

 

1.向上管理心法:主管其實是你的用戶

簡單來說,並不只是把老闆與主管當作你的雇主,
雖然業績與你對於公司的「帳面產值」的確重要,
但更重要的是,你所提供的服務,
是讓主管節省時間與精力的!
也就是說,他錄取你,付出的金錢(薪水與資源),是為了來節省自己的時間與能力。

 

換句話說,心理層面上,
如果你只是拼命地做自己的事,
個人業績特別高超級漂亮,
反而有很大的概率,
讓主管沒了面子,也會讓同事們感到壓迫。

 

請記得,公司是一個團隊,不是自己衝得快就好;
主管是你的用戶,要讓他感覺到你節省了他的時間與精力。

 

2.提交的結果,請當做「產品」看待

既然主管是你的用戶與顧客,
你會與你的顧客推銷一個概念與初步想法,然後請他買單?
(顧客買的是解決方法與你的服務,也就是產品)
你也不太可能會去要求你的顧客,
跟你一起發想與思考問題的解決方法?
拜託別傻了。


剛剛第一點才說,主管雇用你,是來節省自己的精力與時間的。

 

如果我們要提交一個結果,應該試著「產品化」:

(1)「痛點」:讓背景脈絡與動機清晰(為什麼要做?)
(2)「使用手冊」:流程規劃、資源配置運用(該怎麼做?)
(3)「效益」:對主管與公司會有什麼影響?
(記得,第一是省他的精力與時間,第二才是創造公司效益。)

核心關鍵:主管是用戶與顧客,拜託不要找他討論概念,給他「產品」,服務他的時間與精力。


3. 溝通的方式,由我們來設計,他來決斷

同第二點,你不會去問顧客:
「欸都,你的這個問題你想怎麼樣解決呢?」
「你覺得我們該怎麼溝通與回報進度?」


而是去提供「選項」給主管選擇,告訴他:
「我準備了AB兩種工作回報的方法,
以及三個時間點,你認為哪一個組合適合你的狀況?」

 

4.主管最害怕的兩件事是:「資訊不流通、做事不靠譜。」

 這邊又要提出一個很反直觀的觀點了:
「出了意外,發生重大問題,先不要一個責任心澎湃起來,就直接把問題給解決掉。」

 

「資訊的不流通」會使得主管很沒安全感

 

說不定主管認為有更好的應對方法,
你認為我趕快先把問題解決,主管可能有更多的經驗,
認為這不只是能把問題解決,
還有我們沒看見的「後續影響」可以延伸處理與避免更多問題。

 

甚至,心機重一點的主管,可能還會想:
「你這麼急著把問題解決掉,是不是有更嚴重要的狀況不敢跟我說?所以趕快掩蓋掉?」

 

建議大家發生狀況時,
帶著問題與「建議的解決方式」去詢問主管(同第三點),
然後道歉自己的疏忽,學習經驗。

 

還記得比爾蓋茲曾在某次訪談中提到:
「CEO 的角色定位:『公司要倒了,往往 CEO 是最後一個知道的』。」


這句話其實告訴了我們,
主管與老闆們往往因為權責與地位的不同,
讓同事員工們很少「把資訊流通,把事實呈現」。
這也成為了主管們最擔心的一件事,
也很害怕員工們自己開私密群組,不讓老闆知道⋯⋯。
你,是不是也有一個老闆看不到的群組呢?(笑)

 

另外,做事靠譜、向上管理靠的是三件事:
「凡事有交代,事事有著落,溝通有回應。」

 

不要只是一廂情願地一直做事,資訊流通才是第一步。

 

5.主管的精力是團隊的重大資源,配合他的時間

如果可以的話,可以請主管分享他的(工作)行事曆給大家,
說明這是為了,要找他溝通之前,
我們可以先研究哪個時段是合適的?

也能提前告訴主管目的與內容,
以及需要花費的時間長度。
最重要的,告訴他在這溝通之前,他能做些什麼?

 

6.如何催主管工作?

我能了解有很多朋友的主管好像看似不怎麼主動(拍拍)
因此,如何用有效的方法讓主管意識到工作,
或者提醒主管(畢竟事情任務太多,難免會遺忘一些事項)的方法關鍵在於:「人稱」。

 

與其去告訴他:
「嗨!老大!你這件事還沒做喔!」

 

不如把第二人稱,換成第一人稱:
「目前這個A計畫,快到期限了,有什麼是我能幫上忙的嗎?」

 

這一方面提醒了主管:
(1)「A計畫跟他相關,但他可能忘記做了。」
(2)「你主動詢問,提供服務節省他的精力與時間。」(好感度 up)


另外,如果他是個好老闆,
自然會認為作為主管要以身作則,
責任與罪惡感將會使他快速把工作完成。
但如果他還是拖著,換個老闆吧!(笑)

 

7.我們也必須提升自己的「主管自覺」

盡可能地去,將每一個任務項目與自身經歷結合,
也盡可能地去舉一反三、觸類旁通,
讓每件事情都有更深的意義與更遠的影響。

 

最後,可以去思考:
(1)「除了完成任務,我還能做到些什麼?」
(2)「我還能提供公司什麼不一樣的價值?」


如果到達這邊,你的思維已經從「幫忙主管(用戶)」,
提升了一個層次到「幫助整個公司組織」了。

 

共勉之,成為更好的員工,也提升自己的主管自覺。

 

原文於自己的 Medium(部落格),排版與閱讀體驗更佳

https://medium.com/jandi-blog-tw/work-with-manager-1b7cbd82faf5

 

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侯智薰 (Raymond)

國立成功大學 National Cheng Kung University 不分系專案學程 · 工業資訊管理 · 化學工程

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2 則回應

匿名

2018-05-02 06:07 #1

鼓勵了作者

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匿名

2018-05-05 09:16 #2

鼓勵了作者

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